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D 35

Secrétariat général 1878-

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Fonds du Secrétariat général. - 1876-2015. - 66,50 m. de documents textuels et autres documents.

Histoire administrative:
Le premier poste de secrétaire général de l'Université de Montréal a été créé en 1877, peu avant l'inauguration officielle de la "Succursale" de l'Université Laval au Grand Séminaire de Montréal le 6 janvier 1878, sous l'autorité épiscopale de Québec. De 1877 à 1919, le poste de secrétaire général est confié à des ecclésiastiques, afin d'assurer la "bonne marche" de l'administration universitaire. En 1919, un rescrit du Pape Benoît XV détache de l'Université Laval les facultés et écoles de sa "Succursale" à Montréal et crée l'Université de Montréal qui obtient, en 1920, sa première charte en vertu de la loi constituant en corporation l'Université de Montréal. Deux nouvelles chartes, en 1950 et 1967, achèveront le processus de démocratisation et de laïcisation de l'Université de Montréal. Toutefois, le Secrétariat général n'a pas attendu 1967 pour se laïciser. Dès 1920, alors que la haute direction de l'Université est encore presque entièrement cléricale, Édouard Montpetit assume la direction du Secrétariat général jusqu'en 1950. Par la suite, la durée des mandats des secrétaires généraux sera relativement courte. Selon la loi constituant en corporation l'Université de Montréal de 1920 (10 George V, chap. 38), le secrétaire général est un officier général de l'Université élu par le Conseil universitaire. À partir de 1968, sur recommandation du recteur, le secrétaire général est nommé par le Conseil qui détermine ses attributions (Gazette officielle du Québec, 68-05-25, 74-07-24, 96-02-24). Le secrétaire général assume un double rôle, à la fois intérieur et extérieur. D'une part, le travail du secrétaire général résulte des facultés et écoles qui sont représentées à la Commission des études ou soumises à ses décisions et qui reçoivent leurs grades et leurs diplômes de l'Université de Montréal. Il est aussi le secrétaire de tous les corps généraux de l'Université et de leurs comités : le Conseil universitaire, le Comité exécutif, l'Assemblée universitaire, la Commission des études et les sous-commissions. Pour tous ces corps universitaires le secrétaire général doit préparer les élections et assister aux réunions. Il doit effectuer toutes les écritures découlant de ces réunions et des séances des Commissions : exécution des décisions, rédaction des procès-verbaux, transcription aux livres des minutes, production des extraits, tenue à jour d'un index des résolutions. Il met à jour et diffuse les textes officiels de l'Université (Charte, statuts, Vade-mecum et règlements). Il a également pour principales fonctions de conserver les archives de l'Université de Montréal et de certifier les copies des actes, diplômes et autres pièces. Il doit exécuter les règlements et contresigner tous les actes importants qui émanent des Commissions ou des officiers généraux. Il est aussi chargé de la correspondance universitaire sous la direction du recteur. Il a la garde du sceau de l'Université (Règlements généraux de l'Université, art. 44 à 49). D'autre part, le rôle extérieur du Secrétariat général s'exerce surtout par sa correspondance avec les universités canadiennes et étrangères, les pouvoirs publics, le corps diplomatique, diverses associations et les particuliers. Le Secrétariat général prend en charge les communications aux journaux et aux stations radiophoniques, les discours, les conférences, les articles d'un caractère universitaire, l'organisation des cérémonies, des congrès et des banquets universitaires. Les fonctions et les champs d'activité du Secrétariat général ont peu évolué, de 1920 à 1972. À partir des années cinquante, on note cependant une augmentation de la population étudiante et une multiplication des activités qui ont pour conséquence le développement de l'appareil administratif au sein de l'Université de Montréal et la création de nouvelles facultés et départements. La croissance de l'Université de Montréal entraîne également une augmentation et une spécialisation du personnel du Secrétariat général. L'augmentation du volume du travail à réaliser oblige la création de nouvelles unités au sein du Secrétariat général répondant chacune à des besoins spécifiques (Création du Service des archives en 1966 et du Bureau des Affaires juridiques en 1967).
Histoire administrative basée sur Ducharme, Jacques et Francine Pilote. Répertoire numérique détaillé du Fonds du Secrétariat général (D 35) 1876-1950. Préface de Jacques Boucher, secrétaire général. Montréal, Service des archives, Université de Montréal, 1982. 2e édition (index révisé). p. v-vi et p. 1-14 et sur Champagne, Michel. Répertoire numérique détaillé du Fonds du Secrétariat général (D 35), 1951-1972. Montréal, Université de Montréal, Service des archives, 1988, p. 1-12).
Portée et contenu:
Le Fonds du Secrétariat général témoigne des activités et de tous les aspects de la vie de l'Université de Montréal et représente, par conséquent, la source principale à consulter pour l'histoire de l'Université.
Le Fonds du Secrétariat général comprend l'ensemble des dossiers concernant la plupart des unités administratives de l'Université: facultés, écoles, départements, centre de recherche, instituts, services, etc. On y retrouve aussi une série de dossiers généraux relatifs aux chartes, statuts et règlements de l'Université; aux relations extérieures; des dossiers de direction générale y compris des dossiers de budget, du recueil officiel et la mise à jour des règlements et des politiques 2008-2009-2010 ; bref, l'ensemble des documents ayant trait au fonctionnement général de l'Université. On y trouve également les livres d'or et d'argent de l'Université, les plans et devis de l'Université Laval à Montréal, rue Saint-Denis, un dessin du blason (version 1984) et des sceaux de l'Université. Le fonds comprend par ailleurs des documents relatifs aux cérémonies de collations des grades et de remises de doctorats honorifiques, des colloques et des congrès. Il contient également des brochures concernant une campagne de souscription et des enregistrements vidéo de remises de doctorats honorifiques et de collations des grades, guide de gestion des archives des professeurs et des chercheurs de l'UdeM; structures et fonctionnement administration générale. Il contient également des dossiers d'activités socioculturelles : Collation des grades, Entretiens Jacques-Cartier, Ordre du Mérite annuel, des conférences et une remise de diplôme honorifique. Aussi, il y a des coupures de journaux concernant le Centre hospitalier de l'Université de Montréal (CHUM) et le site d'Outremont et des Vade-mecum.
Source du titre composé propre:
Titre basé sur le créateur du fonds.
Collation:
Le fonds contient également 782 pièces d'archives imprimées, 119 documents architecturaux, 148 vidéocassettes, 41 documents iconographiques, 151 photographies, 1 cassette sonore, 1 disque compact, 20 DVD, 1 DVCAM; de même que des microfiches, 2 sceaux de l'Université de Montréal, 65 disquettes 3,5 pouces et 7 fichiers numériques, 4 CD-rom, 1 fichier jpg.
Source immédiate d'acquisition:
Le secteur du traitement des documents historiques a reçu une première tranche du fonds (1876-1950) en l980, la seconde (1950-1972) en 1986 et une troisième (1955-1990) surtout après 1967. Le Secrétariat général a aussi versé directement un certain nombre de documents.
Autres formats :
Une partie du fonds est également disponible sur microfilm; 224 bobines 16 et 35 mm numérotées (nos 1-19; 22-46; 68-99; 121;207-209; 532-611;1144-1173; 1183-1194; 1204-1217; 1224-1230; 1265).
Instrument de recherche:
  1. Description sommaire et provisoire.
  2. Ducharme, Jacques et Francine Pilote. Répertoire numérique détaillé du Fonds du Secrétariat général (D 35) 1876-1950. Préface de Jacques Boucher, secrétaire général. Montréal, Service des archives, Université de Montréal, 1982. 2e édition (index révisé). 278 p. (texte polycopié).
  3. Champagne, Michel. Répertoire numérique détaillé du Fonds du Secrétariat général (D 35), 1951-1972. Montréal, Université de Montréal, Service des archives, 1988. 794 p.
  4. Guide par séries du Fonds du Secrétariat général (D 35) 1876-1950.
  5. Guide par séries du Fonds du Secrétariat général (D 35) 1951-1972.
Documents reliés:
Voir Vice-rectorat à l'administration (D 19).
Originaux et copies.
Documents numérisés

2016-11-02 MC

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