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Division de la gestion de documents et des archives

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D 36

DIVISION DE LA GESTION DE DOCUMENTS ET DES ARCHIVES (1966- )

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Fonds de la Division de la gestion de documents et des archives. – 1942-2016. – 9,58 m. de documents textuels et autres documents.


Histoire administrative:

La Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) de l'Université de Montréal a été créée en 1966 sous le nom de Service des archives. Son premier mandat consistait à recueillir, classifier, conserver, repérer et reproduire, lorsque requis, les documents officiels de l'Université. En fait, il constituait et constitue encore le greffe du Secrétariat général. En 1970, le Conseil de l'Université approuvait la majorité des recommandations relatives aux archives de l'institution contenues dans le rapport de la Commission conjointe du Conseil et de l'Assemblée universitaire (Commission Deschênes). Une Commission des archives ayant pour mandat d'établir les politiques relatives aux archives de l'institution était alors créée tandis que le Service des archives recevait le mandat de les faire appliquer. Bref, le mandat du Service implique désormais la gestion de l'ensemble des documents administratifs de l'Université, qu'ils soient actifs, semi-actifs, inactifs ou historiques ainsi que ceux qu'elle acquiert (fonds privés). En 1998 son nom est changé pour celui de Division des archives. En 2008 elle devient le Service de la gestion de documents et des archives. Elle porte son nom actuel depuis 2010.

Portée et contenu:

Le fonds témoigne des activités de la Division de la gestion de documents et des archives de l'Université de Montréal.

Le fonds contient les documents suivants : correspondance chronologique, échéancier des nominations, bibliographie archivistique (1978), dossiers administratifs, rapports annuels, dossiers d'acquisition de fonds, dossiers de conférences et colloques, dossiers de dotation, liste des mémoires, thèses, doctorats honorifiques (1921-1978), dossiers de professeurs émérites (1972-1986), instruments de recherche, organigramme et documents relatifs aux sites Web (2004-2006). Le fonds contient également des documents concernant le diaporama du Service, un dossier relatif à une visite de John Marshall, responsable des humanités à la Rockefeller Foundation, à l'Université en 1942, les publications de la Division des archives (1972-1991), des documents ayant servi à la rédaction du livre L'Université de Montréal : la quête du savoir d'Hélène-Andrée Bizier. Il comprend aussi des documents photographiques comportant des portraits des doyens de la Faculté de médecine, des photographies des laboratoires, de "l'intronisation" de Jean-Yves Rousseau, du 31e Congrès de l'Association of Canadian Archivists, de la remise de la Bourse Émile-Ollivier et de diverses activités de la Division de la gestion de documnts et des archives.

Le fonds comporte aussi des dossiers de procédures, des documents concernant des expositions, un enregistrement sonore du Frère Marie-Victorin (1971), une cassette vidéo sur les nouveaux retraités du Regroupement des directrices et directeurs de service (1996) ainsi qu’un dessin du Pavillon principal de l’Université de Montréal par William Biddle. On retrouve aussi des dossiers sujets, organismes extérieurs et des dossiers relatifs à la gestion et conservation des documents administratifs: Statuts des Centres de recherche; Règlements recherches; Directeur des écoles affiliées; Statuts de l'UdeM (fiches descriptives), ainsi que de la correspondance du Comité des acquisitions. Aussi, le fonds contient des photographies d'événements et de membres du personnel de la Division des archives et du Secrétariat général ainsi que des textes de Gilles Landry écrits pour des anniversaires ou départs à la retraite. De plus, il y a des photographies du lancement de l'exposition virtuelle sur Marie-Victorin ainsi qu'un extrait de sa conférence : " L'arbre " (version AIFF, version MP3). Le fonds contient aussi diverses statistiques ainsi qu'une carte de voeux, des dossiers concernant l'atelier de microfilms et des disques compacts contenant différentes versions du Site Web de la Division de la gestion de documents et des archives. On y retrouve un diaporama présentant la mission et le mandat du Service des archives de l'Université de Montréal (SAUM), ainsi que le Manuel des procédures de la Division des archives, version juin 1994 et le registre des visiteurs de la DGDA de 1973 à 2014.

Le fonds de la Division de la gestion de documents et des archives se compose également de dossiers d'évaluation administrative, de dossier de planification administrative et de dossiers relatifs aux logiciels Polydoc et SOC-Acces.

Source du titre composé propre:
Titre basé sur le créateur du fonds.
Collation:
Le fonds contient également env. 1348 photographies : positifs et négatifs, env. 540 photographies : diapositives coul., 160 pièces d'archives imprimées, 13 cd-roms, 7 cartes postales, 6 cartons d'exposition (grand format), 8 DVD, 2 dessins, 4 disques compacts, 1 carrousel, 1 mosaïque, 2 enregistrements sonores, 1 casette vidéo (VHS), 48 fichiers JPG et des affiches.
Source immédiate d'acquisition:
Versement de l'unité.
Instruments de recherche:
Description sommaire et provisoire et base de données de la Division de la gestion de documents et des archives.
Originaux et copies.
Documents numérisés

2016.12.01 MC.

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