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Division de la gestion de documents et des archives

Services offerts aux professeurs et aux chercheurs de l'Université de Montréal

La Division de la gestion de documents et des archives offre trois types de service aux professeurs et aux chercheurs.

Conseil

Les professeurs et les chercheurs peuvent demander conseil gratuitement dans les sphères d'activités suivantes:

  • conception, implantation et maintien de systèmes de classification et de repérage adaptés à la gestion de leurs informations (documents).
  • structure de base pour les répertoires de documents des professeurs.
  • choix de pièces d'équipements et de systèmes servant à la gestion, à la consultation, à la préservation, et à la sécurité de leurs informations (documents).

Pour plus d'information, veuillez communiquer avec Nathalie Denis au 343-6111 poste 2898.

Conservation

Les professeurs et les chercheurs peuvent déposer leurs documents gratuitement à la Division de la gestion de documents et des archives lorsqu'ils le désirent. Les modalités du dépôt sont précisées dans une convention de gestion et de garde de documents négociée avec la Division de la gestion de documents et des archives. Les documents peuvent être rappelés lorsque requis.

Les professeurs et les chercheurs peuvent céder leurs documents au moment jugé opportun, une fois que la cession a été acceptée par le Comité des acquisitions de l'Université. Les modalités liant les parties sont précisées dans un contrat de cession-acquisition négocié avec la Division de la gestion de documents et des archives. Un reçu pour fins d'impôt peut être émis en fonction de la valeur des documents cédés.

Plusieurs professeurs-chercheurs se demandent ce qui serait utile de conserver parmi les documents qu’ils produisent

Liste sommaire des documents à conserver.

  • Notes de cours donnés ou suivis.
  • Correspondance scientifique ou professionnelle.
  • Dossiers-sujets reliés à leur champ d’enseignement.
  • Dossiers de recherche.
  • Demandes de subventions dont l’exemplaire principal n’a pas été déposé au Bureau de la recherche.
  • Manuscrits d’ouvrages ou d’articles publiés.
  • Textes d’allocutions ou de conférences prononcées.
  • Dossiers de colloques organisés à l’Université ( soit que le professeur ait présidé un atelier, présenté un exposé ou qu’il ait participé à l’organisation de l’événement.
  • Photographies, vidéos ou enregistrements sonores à caractère unique produits dans l’exercice de leurs fonctions.
  • Tout document unique ayant une valeur de témoignage de leurs travaux scientifiques.
  • Une monographie, un périodique ou un tiré-à-part d’article produit par le professeur et non visé par le dépôt légal, pourra être conservé dans le secteur des archives imprimées.

Documents à exclure des archives du professeur

  • Copies de documents produits par les corps universitaires, ex : procès-verbaux, documents afférents aux séances, rapports. (la Division de la gestion de documents et des archives en conserve déjà les originaux).
  • Documents imprimés que les professeurs-chercheurs n’ont pas eux-mêmes produits.
  • Tout document administratif généré dans le cadre d’une fonction administrative doit être conservé et archivé avec les documents de la faculté, du département, de l’institut ou du centre de recherche concerné. Ces archives sont gérées par les règles de gestion des documents de l'UdeM.

Pour plus d'information veuillez communiquer avec Michel Champagne au 343-6022.

Consultation

Les professeurs et les chercheurs qui déposent ou cèdent leurs documents à la Division de la gestion de documents et des archives le font généralement pour les rendre accessibles à la recherche. Si des restrictions sont souhaitées il faut en négocier les modalités avec la Division de la gestion de documents et des archives.

Les professeurs et les chercheurs ont accès aux documents institutionnels et privés durant les heures normales de travail. Les fonds privés proviennent du milieu des arts, de la création littéraire, de l'éducation, de la musique et des sciences y compris les sciences de la santé.

Pour plus d'information veuillez communiquer avec Monique Voyer au 343-2251.

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