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Division de la gestion de documents et des archives

Foire aux questions

Cette section présente des questions fréquemment posées au personnel de la Division de la gestion de documents et des archives (DGDA). Présentées par thème, ces questions portent sur la gestion des documents administratifs, l'acquisition et l'utilisation des archives historiques, l'accès aux documents ainsi que la protection des renseignements personnels. Pour toute autre question, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : archives@archiv.umontreal.ca.

Je veux envoyer mes documents aux archives, que dois-je faire?

Comment procéder au transfert (archivage) de mes documents?
Pour transférer vos documents à la DGDA, vous devez d’abord avoir consulté les Règles de gestion des documents. Celles-ci indiquent quels documents doivent être transférés, quels sont ceux que vous pouvez immédiatement éliminer ainsi que ceux qu’il vous faut conserver dans vos bureaux. Une fois que les documents qui doivent être transférés ont bien été identifiés, vous pouvez suivre les étapes de la procédure de transfert.
À quelle fréquence devrais-je effectuer le transfert de mes documents?
Idéalement une fois par année afin de respecter les durées de conservation prévus dans les Règles de gestion des documents, mais aussi afin d’assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
Combien de temps dois-je conserver mes documents?
Les durées de conservation des documents sont définies dans les Règles de gestion des documents. Celles-ci déterminent les durées de conservation pour les différents types de documents ou de dossiers dans les unités, ainsi qu'à la DGDA. Elles déterminent également les documents qui peuvent être éliminés et ceux qui doivent être conservés en permanence.
Qu’est-ce que le stade semi-actif et en quoi peut-il être utile?
Le stade semi-actif est la période de conservation durant laquelle les documents que vous n’utilisez plus de façon courante, mais qui doivent être conservés pour des raisons légales, administratives ou financières, sont entreposés dans les dépôts de la DGDA. À titre d’exemple, en vertu des lois fédérale et québécoise sur l’impôt et le revenu, il est obligatoire de conserver les factures et les reçus pour une période de six ans. Cela dit, il est rare de consulter de façon quotidienne, hebdomadaire voire mensuelle l’ensemble de ces factures. L’entreposage des documents à la DGDA vous permet de réaliser des économies substantielles d’espace et d’équipement et d’assurer une meilleure protection de vos documents.

Comment récupérer un document transféré aux archives?

Qu’est-ce qu’un rappel de document?
Le rappel de documents est l’opération par laquelle la DGDA retourne des documents demandés par une unité requérante propriétaire des documents.
Qu’est-ce qu’une réactivation de document?

La réactivation d’un document est l’action de redonner un statut de document actif à un document semi-actif. Le document réactivé est retiré du Centre de traitement des documents semi-actifs, rayé des bordereaux de transferts et retourné à l’unité requérante qui le conserve dans ses locaux pour fins d’usage quotidien.

À noter :
Un document réactivé sera traité par l’unité comme tous les autres documents actifs et sera éventuellement transféré de nouveau à la DGDA selon les délais prescrits par les Règles de gestion des documents, mais dans un autre contenant lors d'un autre transfert.

En cas de rappel de documents, comment sont répartis les coûts?
Dans le cas où une unité rappelle un ou plusieurs contenants de documents semi-actifs, les frais de transport sont répartis comme suit : la DGDA assume les frais de transport liés au rappel (de la DGDA à l'unité), alors que l'unité assume les frais de transport liés au retour (c'est-à-dire de l'unité à la DGDA).

Existe-t-il des outils pour m'aider à gérer mes documents?

Comment puis-je organiser mes documents papiers et numériques?
La DGDA met à la disposition du personnel de l'UdeM des Règles de gestion de documents. Cet outil contient un système officiel de classification (SOC) qui constitue la politique officielle de classification de l’UdeM pour les documents numériques et papier ainsi que les courriels. Ce système vise à organiser l’information à l'aide d'une structure, basée sur les activités de l'Université, qui va du général au spécifique. La ventilation des dossiers à l'intérieur de cette structure facilite le repérage et diminue le risque de perte d’information. La structure s’accompagne d’un système de cotation numérique pour ordonner les dossiers dans les classeurs ou les répertoires informatiques.
Qu’est-ce que les Règles de gestion des documents?

Les Règles de gestion des documents permettent de gérer de façon optimale les documents institutionnels, qu'ils soient numériques ou papier. Elles vous donnent un cadre pour : classer vos documents de façon uniforme en vue d'en faciliter le repérage; connaître leur durée de leur conservation et le moment d'en disposer, soit en les éliminant, soit en les acheminant à la DGDA; sécuriser l’information. Les règles contiennent le Système officiel de classification (SOC), le Calendrier de conservation des documents de l'Université de Montréal en plus de règles sur la sécurité de l'information.

Existe-t-il un outil informatisé pour m'aider à gérer mes documents numériques et papier?
En complément aux Règles de gestion des documents, la DGDA met à la disposition du personnel de l’UdeM le logiciel SyGED, qui permet :
  • La conservation des documents institutionnels officiels
  • la classification des documents et des dossiers et la saisie d’information à leur sujet;
  • le dépôt de documents numériques (incluant les courriels) dans un environnement assurant leur sécurité et leur intégrité, conformément aux exigences légales;
  • l’inventaire des documents et des dossiers;
  • la recherche de dossiers et de documents, incluant la recherche plein texte dans les documents numériques et les courriels, afin de les repérer rapidement;
  • une application du Calendrier de conservation simplifiée et davantage automatisée, incluant l’opération de transfert;
  • la production d’étiquettes et de listes;
  • l’élagage des documents.
Qu’est-ce que le Calendrier de conservation des documents de l’Université de Montréal?

Le Calendrier de conservation des documents constitue la politique officielle de l’UdeM en matière de conservation des documents. Il s’agit d’une publication constituée de règles de conservation approuvées par Bibliothèque et Archives nationales du Québec conformément à la Loi sur les archives. Celles-ci régissent les périodes de conservation, leur support de conservation (papier ou autre) et le mode de disposition (élimination ou conservation) des documents. Les règles de conservation sont diffusées par le biais des Règles de gestion des documents.

Quelle est la différence entre le Système officiel de classification et le Calendrier de conservation des documents?
Le Système officiel de classification sert à organiser vos documents numériques et papier (serveurs institutionnels, classeurs...). Le Calendrier de conservation détermine les périodes de conservation de vos dossiers dans vos locaux, s’ils font l’objet d’un transfert à la DGDA, s’ils seront éliminés ou conservés comme archives historiques. Les deux outils sont désormais intégrés dans les Règles de gestion des documents.
Est-il possible de ne pas trouver de règle de gestion pour un dossier?
Si vous ne trouvez pas la règle de gestion applicable à vos documents, contactez-nous. Il nous fera plaisir de répondre à vos questions.
Nous contacter.
Dois-je prendre des mesures particulières face à certains documents?
Les contrats et les procès-verbaux font l’objet d’un traitement spécial, étant donné leur valeur administrative, légale et historique. Dès la signature, ces documents doivent nous être acheminés par courrier interne. Sur réception, ces documents sont indexés, puis ils sont déposés au Centre de traitement des documents semi-actifs. Les contrats ainsi que les procès-verbaux des grands corps universitaires sont également numérisés afin d’assurer leur protection advenant un sinistre ou un désastre.

En quoi sommes-nous concernés par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels?

Qui peut consulter les documents de l'Université?
En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnel à laquelle l'Université est soumise, tout citoyen peut consulter les documents de l'UdeM qui sont jugés de nature publique. Pour faciliter l'exercice du droit d'accès des citoyens, l'UdeM s'est dotée d'une Directive concernant l'accès aux documents de l'Université de Montréal.
Comment dois-je protéger les documents contenant des renseignements personnels?
L’UdeM est soumise à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui régit la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. L’UdeM s’est aussi dotée d’une Politique sur la protection des renseignements personnels à l'Université de Montréal qui précise les obligations légales des personnes œuvrant à l’UdeM en matière de gestion des renseignements personnels. Les Règles de gestion des documents précisent comment classer, conserver, sécuriser et éliminer le cas échéant ces documents. Également, une formation en ligne est disponible dans le portail de la Direction des ressources humaines.

Pour consulter des documents d'archives, quels sont mes droits et mes obligations?

Quels documents historiques sont conservés par la DGDA?
La DGDA conserve actuellement plus de 400 fonds institutionnels et plus de 300 fonds privés qui totalisent 1,4 kilomètre linéaire de documents textuels relatifs à la mission d'enseignement et de recherche de l'Université de Montréal. Aux sources manuscrites, s'ajoutent plus de 40 000 documents photographiques, 24 000 archives imprimées ainsi qu'une grande quantité de documents iconographiques et audiovisuels.
Qui peut avoir accès aux documents de la DGDA?
Tous les chercheurs, étudiants, professeurs ou membres du personnel de l’Université de Montréal de même que tous les citoyens ont accès aux fonds d’archives historiques conservés par la DGDA, sous réserves des restrictions applicables.
Comment faire pour consulter un document d’archives ?
Toute personne voulant consulter un document tiré d’un fonds ou une collection d’archives doit communiquer avec le service de référence par courriel à reference@archiv.umontreal.ca ou par téléphone au (514) 343-2251 afin de faire part de ses besoins et de planifier sa visite. Notre salle de consultation est ouverte du lundi au jeudi de 09 h 00 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h 00 et est située au local E-619 du pavillon Roger-Gaudry.
Existe-t-il des droits d'auteur sur les documents?
La DGDA ne possède pas les droits d'auteur sur tous les documents dont elle a la garde. Le chercheur se conformera à la Loi sur le droit auteur (L.R.C. c-42), le cas échéant.
Ai-je le droit de reproduire des documents?

Sous réserve de la Loi sur le droit d’auteur (L.R.C. c-42) et des contrats  encadrant l’acquisition des fonds d’archives privés, les documents conservés par la DGDA, quelle que soit leur nature, peuvent être reproduits par procédés mécaniques ou autres. Un coût minimum est demandé pour la reproduction.

La reproduction d’un document doit être accompagnée de la mention de sa source.

Comment rédiger la mention de la source d’un document d’archives?

La mention des sources consultées se fait conformément aux normes archivistiques suivantes :

Documents textuels: Nom du service; nom du fonds suivi de la cote du fonds, de l'article ou de la pièce. Titre du dossier, de l'article ou de la pièce. Exemple: Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal. Fonds Secrétariat général (D35). D35/C4,266. Faculté de médecine: rapports annuels et mémoires divers.

Documents iconographiques: Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal. Fonds Bureau de l'information (D37). 1FP 280. Collation des grades, mai 1966.

Puis-je offrir des documents à la DGDA?

La DGDA peut acquérir des archives privées qui sont nécessaires à l’enseignement, à la recherche et à l’histoire de l’institution. Ces archives non-institutionnelles peuvent être soit des archives quasi-institutionnelles, aussi appelés archives associées. Ces archives proviennent surtout des professeurs, de chercheurs, de membres du personnel ou de syndicats œuvrant à l’UdeM.

Peuvent aussi être offertes des archives privées qui n’ont pas de lien avec l’UdeM. Sont ainsi susceptibles d’être acquis des documents architecturaux, cartographiques, informatiques, filmiques, sonores, iconographiques – tels que, affiches dessins, diapositives, photographies – de même que des documents textuels touchant prioritairement les domaines suivants :

  • l’éducation
  • la création littéraire ;
  • la médecine ;
  • la musique ;
  • le milieu des arts ;
  • les sciences, y compris des sciences de la santé.

Si vous avez des archives à offrir, contacter Michel Champagne à michel.champagne@umontreal.ca

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