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Division de la gestion de documents et des archives

Mandat

Le mandat de la Division de la gestion de documents et des archives couvre la gestion des documents actifs, semi-actifs et des archives permanentes ou historiques provenant de l’ensemble des unités administratives et académiques de l’Université. Ce mandat inclut la gestion des documents numériques.

Conformément à la politique de l’Université et à la Loi sur les archives du Québec, la Division élabore des règles fixant la durée de conservation des documents. Elle met en place des outils et offre un programme de formation ainsi que des conseils et un soutien aux unités pour la gestion de leurs documents actifs (c’est-à-dire les documents créés ou utilisés et conservés dans les unités aux fins de leur gestion courante) et pour le transfert de leurs documents semi-actifs à la Division . Les documents semi-actifs sont transférés à la Division de la gestion de documents et des archives parce qu’ils sont utilisés moins fréquemment par les unités productrices, mais celles-ci en demeurent toutefois les propriétaires. La formation de groupe sur la gestion des documents offerte par la Division de la gestion de documents et des archives avec la collaboration de la Direction des ressources humaines (depuis 2003-2004) fait partie du « profil des compétences » établi à l’Université à l’intention du personnel de bureau concerné.

La Division de la gestion de documents et des archives gère les magasins de documents semi-actifs et le service de consultation de ces documents par les unités. la Division est responsable du traitement ultérieur des documents semi-actifs, c’est-à-dire leur élimination ou leur versement aux archives historiques, conformément aux règles du Calendrier de conservation des documents de l’Université. la Division est chargée de la conservation, de l’accessibilité et de la mise en valeur des archives historiques.

La Division acquiert aussi des archives de source privée qui sont jugées nécessaires à l’enseignement, à la recherche, et à l’histoire de l’institution. Essentiellement, les archives de source privée acquises par la Division proviennent de professeurs de l’Université ayant marqué leur discipline.

Dans le cadre du programme de protection des documents essentiels de l’Université, la Division procède à l’analyse et à la micrographie de certaines séries documentaires. La micrographie est placée sous la responsabilité de la Division, il en est de même du contrôle de l’achat d’appareils micrographiques et d’équipements de rangement servant à la conservation de documents .

Le mandat de la Division de la gestion de documents et des archives procède de la Politique sur la gestion de documents et les archives de l'Université de Montréal.

La Division de la gestion de documents et des archives assure le secrétariat et prépare les dossiers de la Commission des archives de l’Université où sont discutées et décidées les principales orientations touchant la gestion des archives de l’institution.

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