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Division de la gestion de documents et des archives

Règles d'accès aux archives historiques

Clientèle

Tous les chercheurs, étudiants, professeurs ou membres du personnel de l’Université de Montréal de même que tous les  citoyens ont accès aux fonds d’archives historiques conservés par la Division de la gestion de documents et des archives, sous réserves des restrictions applicables.

La Division se réserve le droit d’interdire l’accès aux utilisateurs qui ne respectent pas la réglementation en vigueur ou encore aux utilisateurs trouvés responsables de vol ou d’actes de vandalisme.

Demande de renseignements par courrier, téléphone, télécopieur et courrier électronique

Les chercheurs peuvent obtenir des renseignements par ces différents moyens de consultation. Les informations sont d'ordre général. Les demandes devront être claires et précises et nécessiter un temps minimum de recherche. Les personnes de l'extérieur de Montréal ont intérêt à recourir à ce moyen avant de se présenter à notre salle de consultation.

Horaire de la salle de consultation

Lundi à Jeudi: 09h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 sur rendez-vous
Vendredi: Fermée

Accès aux documents 

L'accès aux documents est régi par la Loi sur les archives ainsi que par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Les lois en vigueur peuvent constituer une restriction à l'accès de certains documents.

L'accès aux documents des fonds privés conservés par la Division de la gestion de documents respecte les restrictions établies lors de la signature de la convention d'acquisition. Tous  les documents fragiles, menacés dans leur intégrité physique ou possédant une valeur unique et intrinsèque peuvent faire l'objet de restriction à l'accès.

La Division privilégie la consultation de microformes ou autres copies de consultation. Cependant les documents originaux demeurent disponibles lorsque les besoins de la recherche l'exigent.

La Division  ne peut garantir  la consultation des documents prêtés à d'autres institutions

Droits d'auteur

La Division de la gestion de documents et des archives ne possède pas les droits d'auteur sur tous les documents dont elle a la garde. Le chercheur se conformera à la loi sur le droit auteur (L.R.C. c-42), le cas échéant.

Reproduction des documents

Tous les documents, quelle que soit leur nature, peuvent être reproduits. Un coût minimum est demandé pour la reproduction.

Mention des sources

La mention des sources consultées se fait conformément aux normes archivistiques suivantes : Nom de la division; nom du fonds suivi de la cote du fonds, de l'article ou de la pièce. Titre du dossier, de l'article ou de la pièce.

Documents textuels Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal. Fonds Secrétariat général (D35). D35/C4,266. Faculté de médecine: rapports annuels et mémoires divers.
Documents iconographiques Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal. Fonds Bureau de l'information (D37). 1FP 280. Collation des grades, mai 1966.

Manipulation des documents

  • Tous les documents doivent être manipulés avec soin en touchant le moins possible à l'information.
  • Les originaux fragiles de même que les documents iconographiques doivent être manipulés avec des gants de coton propres.
  • Prendre des notes à la mine de plomb.
  • Tailler les crayons loin des documents.
  • Ne jamais tenter de retirer un document contenu dans un dossier directement d'une boîte. Retirer d'abord le dossier de la boîte et ensuite le document du dossier.
  • Consulter les dossiers un à la fois.
  • Respecter l'ordre de classement des documents dans le dossier.
  • Respecter l'ordre de classement des dossiers dans la boîte.
  • Lorsque vous remettez un document ou un dossier dans la boîte, assurez-vous de ne  pas plier ou aplatir le dossier ou le document.
  • Laisser les dossiers non consultés dans leur contenant.
  • Laisser les documents dans leur pochette ou leur enveloppe protectrices.
  • Ne jamais froisser, plier, découper ni salir un document.
  • Ne jamais vous déplacer dans la salle de consultation avec des documents dans les mains.
  • L'usage d'un ordinateur personnel est permis.  
  • Signaler au personnel tout document détérioré, abîmé, déchiré.
  • Toute demande de photocopie doit être adressée au personnel de la salle de consultation.

Il est défendu de :

  • Manger ou boire dans la salle de consultation.
  • Écrire sur les documents ou y effacer quoi que ce soit.
  • Sortir les documents de la salle de consultation.
  • Utiliser des autocollants sur les documents.
  • Prendre des photographies sans autorisation préalable.
  • Utiliser une copieuse ou un numériseur à main ou de calquer un document.
© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives