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Division de la gestion de documents et des archives

Conseils pour les courriels

Rédaction

Avant tout, interrogez-vous sur l’utilité du courriel : des échanges nombreux et fastidieux peuvent parfois être remplacés de manière plus efficace par une discussion téléphonique ou en personne. Sinon, les bonnes pratiques suivantes vous permettront d’améliorer la rédaction de vos courriels.

Objet
  • Soyez clair et précis au moment de rédiger un objet à votre courriel.
Pièce jointe
  • Indiquez explicitement la présence d’une pièce jointe.

  • Assurez-vous que la taille de la pièce jointe n’empêche pas l’envoi du courriel.
Corps de texte
  • Rédigez un courriel par sujet pour faciliter le traitement et le classement.

  • Soyez bref. Au besoin, segmentez le texte avec des paragraphes.

  • Indiquez l’action requise par le destinataire à la réception du courriel et son échéance. Au besoin, formulez les options possibles afin d’éviter plusieurs échanges.

  • Utilisez avec précaution l’humour et le sarcasme : il peut être difficile pour l’interlocuteur de bien évaluer la portée des mots.

  • Relisez-vous et corrigez les coquilles : le contenu ne peut être modifié après l’envoi du courriel.
Destinataire
  • Limitez le nombre de destinataire : les destinataires directs sont les seuls à devoir répondre; les personnes en CC ou CCI reçoivent le courriel seulement pour information.

  • Utilisez le « Répondre à tous » avec parcimonie, en vous demandant quelles sont les personnes réellement concernées par votre réponse.
Absence
  • Signalez votre absence par un message automatique pour informer vos correspondants du délai de réponse et pour mentionner la personne à contacter en cas d’urgence.

Traitement

Le traitement des courriels peut être fait de façon efficace grâce à certaines bonnes pratiques appliquées à chaque étape du processus de traitement.

Planifiez des périodes pour traiter vos courriels
  • Déterminez si possible des plages-horaires précises dans votre journée pour consulter vos courriels.
Classez vos courriels
  • Créez des dossiers dans votre boîte aux lettres pour classer les courriels reçus et envoyés afin de faire des regroupements par sujet ou destinataire.
Enregistrez vos courriels importants
  • Conservez les courriels importants : ceux qui témoignent d’une transaction à valeur administrative, légale, financière ou historique. Ils ont une valeur légale équivalente aux autres documents et vos collègues pourraient avoir besoin de l’information qu’ils contiennent pour assurer le suivi des dossiers si vous vous absentez.

  • Enregistrez les courriels importants aux endroits appropriés : idéalement sur le serveur sécurisé de votre unité, avec vos autres documents.
    • Utilisez le glisser-déposer pour ajouter des courriels en lots dans un dossier à l’extérieur du logiciel de messagerie.

    • Utilisez l'option « Enregistrer sous ».
  • Nommez le fichier de courriel enregistré de façon significative et logique, sans espaces ni caractères spéciaux ou accentués. Par exemple, utilisez les composantes suivantes :
    1. CE (pour courrier électronique)
    2. Nom de l’émetteur (nom de famille suivi de la première lettre du prénom
    3. Date
    4. Objet (au besoin, le réduire)
Videz votre boîte de courriels
  • Supprimez les courriels non importants (ex : les listes d’envoi, journaux en ligne, etc.).

  • Videz régulièrement la corbeille.

Pour aller plus loin...

Saviez-vous que le logiciel Outlook dispose de plusieurs fonctionnalités intéressantes pour faciliter la gestion de ses courriels ? La DGDA vous propose quelques astuces dans ce document.
Vous pouvez consulter l’ensemble des notes de cours pour Outlook Exchange sur le site de la Direction des ressources humaines. La plupart des logiciels de courriel, incluant ceux des environnements Web, possèdent des fonctionnalités similaires à celles d’Outlook.

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