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Division de la gestion de documents et des archives

Calendrier de conservation des documents

Le Calendrier de conservation et le Système officiel de classification (dont la cotation a été modifiée) sont dorénavant intégrés dans les règles de gestion des documents. Nous vous invitons à utiliser ce nouvel outil. Pour toute question, veuillez contacter la DGDA.

Liste des séries

Pour faciliter la consultation du calendrier, les règles de conservation ont été regroupées selon les séries du Système officiel de classification des documents (SOC) :

GÉNÉRAL - SUBDIVISIONS UNIFORMES

Par ailleurs, des RÈGLES DE CONSERVATION SPÉCIFIQUES ont été élaborées pour pour certaines unités de l'Université.

On peut aussi consulter les nouvelles règles et les règles modifiées récemment.

Principes généraux de conservation et d’élimination des documents

En tant qu’organisme public québécois, l'Université de Montréal est assujettie à la Loi sur les archives en vertu de laquelle, aucun document ni dossier ne peuvent être éliminés sans avoir fait l’objet, au préalable, d’une règle de conservation.

La Division de la gestion de documents et des archives, qui est responsable de l’élaboration des règles pour l’ensemble de l’Université, a conçu le Calendrier de conservation des documents auquel toutes les unités doivent se référer.

Les règles de conservation permettent :

  • de déterminer les périodes de conservation des documents des unités;
  • d’établir comment une unité peut se départir d’un document soit en le transférant à la Division de la gestion de documents et des archives, soit en l’éliminant;
  • d’assurer une meilleure protection des documents jugés importants ou essentiels;
  • de faire des économies substantielles d’espace et d’équipement.

Pour de plus amples informations ou pour obtenir de l'aide pour l'application des règles de conservation, contacter l'équipe de la DGDA :

archives@archiv.umontreal.ca

Poste 6023

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