Rechercher dans :

Division de la gestion de documents et des archives

Utilisation du calendrier des règles de conservation des documents

Consultation

Afin de faciliter la recherche des règles de conservation, il est possible de consulter le calendrier de différentes façons :

  1. Liste des séries
  2. Outils de recherche
  3. Calendriers spécifiques
  4. Aide-mémoire

1. Liste des séries du calendrier général

Dans la page d’accueil du calendrier, chaque item de cette liste donne accès à toutes les règles se rapportant à cette série.

Dans la barre de navigation, cliquer sur «  Accueil du calendrier  ». Pour accéder à la liste des règles de conservation associées à une même série, cliquer sur le nom de cette série. Pour accéder ensuite au contenu d'une règle de conservation, cliquer sur le numéro de cette règle.

À l’intérieur d’une règle, pour consulter une à une les autres règles de conservation regroupées sous cette même série, utiliser les hyperliens «  Règles précédentes  » et «  Règles suivantes  » en haut à droite du tableau décrivant la règle. Les règles défileront selon l’ordre numérique.

À l’intérieur d’une règle, pour revenir à la liste des règles de conservation de la série dans laquelle vous naviguez, il suffit de cliquer sur le nom de la série en haut à gauche de la règle.

2. Outils de recherche

Pour trouver les règles de conservation désirées, quatre outils de recherche sont disponibles grâce au lien «  Recherche  » situé dans la barre de navigation en haut de chacune des pages du calendrier.

2.1 Index

L'index permet de rechercher une règle de conservation par mots-clés (titre ou description de la règle; titre ou description d’une série de la structure de classification; synonymes ou termes reliés). Chaque mot-clé est associé à un numéro de règle et à une cote du SOC.

Dans la barre de navigation, cliquer sur «  Recherche  ». Dans la barre de navigation de l'index, cliquer sur la première lettre du terme recherché pour accéder à la liste des mots-clés débutant par cette lettre. Pour consulter la règle de conservation associée au mot-clé, cliquer sur le numéro de cette règle.

2.2 Moteur de recherche

Le moteur de recherche permet d'effectuer une recherche plein texte dans l'ensemble des règles de conservation du calendrier. Il s'agit du même moteur de recherche accessible sur la plupart des sites Web de l'Université.

Dans la barre de navigation, cliquer sur «  Recherche  ».

2.3 Nouveautés et mises à jour

De nouvelles règles sont progressivement ajoutées au calendrier et les anciennes sont mises à jour lorsque le besoin s’en fait sentir. Pour attirer l’attention des utilisateurs sur ces changements, un lien intitulé « nouvelles règles et les règles modifiées » dans la page d’accueil du calendrier permet d’accéder à la liste des règles modifiées.

Dans la barre de navigation, cliquer sur «  Accueil du calendrier  ». Cliquer ensuite sur «  les nouvelles règles et les règles modifiées  ». Pour consulter la règle de conservation modifiée ou ajoutée, cliquer sur le numéro de cette règle.

3. Calendriers spécifiques

Ce lien permet d’accéder à la liste des unités devant utiliser un calendrier spécifique à leurs documents.

Dans la barre de navigation, cliquer sur «  Accueil du calendrier  ». Cliquer ensuite sur «  calendriers spécifiques  ». Pour accéder à la liste des règles de conservation associées à une unité, cliquer sur le nom de cette unité. Pour accéder ensuite au contenu d'une règle de conservation, cliquer sur le numéro de cette règle.

4. Aide-mémoire

Chaque règle de conservation est présentée sous la forme d'un tableau schématique. Les principales composantes de ce tableau sont définies dans le document intitulé Le calendrier de conservation des documents : aide-mémoire disponible en format PDF. 

Dans la barre de navigation, cliquer sur «  Aide-mémoire  ».

Haut de la page

© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives