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Division de la gestion de documents et des archives

Structure de la série 02 – AFFAIRES ÉTUDIANTES (SCOLARITÉ)

Documents relatifs à la clientèle étudiante et au cheminement scolaire des étudiants (admission, inscription, diplomation, dossiers individuels des étudiants).

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 02 - Affaires étudiantes (scolarité) les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • Pour les documents relatifs aux services aux étudiants, voir 05.01 Services exclusifs aux étudiants.
  • Pour les documents relatifs aux étudiants considérés comme employés d’une unité de l’Université, voir 08.03 Dossiers individuels – personnel.

 

02.01  Clientèle étudiante

Documents relatifs à la prévision, au recrutement et à l’évolution de la clientèle étudiante.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 02.01 Clientèle étudiante les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

02.02  Admission

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’admission des étudiants : politique d’admission (conditions générales et particulières d’admission, contingentement, capacité d’accueil et autres), informations diffusées aux collèges, aide à l’admission, liste des candidats à l’admission, tests de sélection (questionnaires, grilles d’entrevue, critères d’appréciation, tests de français), rapports et relevés statistiques des admissions, mécanismes de suivi du droit d’appel et autres.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0844

 

02.03  Inscription

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’inscription des étudiants : guides d’inscription, listes et relevés d’inscription, statistiques d’inscription et autres.

Note(s) d’application :

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0847

 

02.04  Équivalences

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’attribution d’équivalences, de substitutions et d’exemptions de cours, de reconnaissance des acquis, d’équivalences de grade, des conditions de transfert de crédits et autres.

Règle de conservation 0846

 

02.05  Résultats académiques

Documents relatifs à la collecte, à l’authentification et à l’enregistrement des résultats académiques des étudiants : liste officielle d’étudiants, liste de résultats par cours (examens, travaux pratiques et autres), formulaires d’inscription des notes, bordereaux de résultats et autres.

Note(s) d’application :

  • Pour les documents relatifs à l’établissement et à l’application des mesures et des critères d’évaluation des études ainsi que pour les travaux d’étudiants, les examens, les mémoires et les thèses, voir 01.07 Évaluation des études.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règles de conservation 0860

 

02.06  Diplomation

Documents relatifs au contrôle de l’émission des diplômes et attestations aux étudiants ayant complété leur programme d’études : spécimens des diplômes et attestations, calendrier et procédure en vue de l’émission des diplômes, octroi de grades, demandes relatives à la diplomation, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demandes spécifiques relatives aux diplômes (copies, traduction, authentification) et autres.

Note(s) d’application :

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0887

 

02.07  Dossiers individuels - étudiants

Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant les documents permettant de retracer le cheminement d’un étudiant (incluant l’étudiant libre) depuis son admission jusqu’à son départ de l’établissement : les formulaires et les documents afférents relatifs à l’admission, à l’inscription, aux équivalences, aux exemptions et aux substitutions de cours, ainsi que les relevés de notes, les documents de dépôt et d’évaluation d’un mémoire ou d’une thèse, la recommandation pour l’obtention d’un permis ou brevet d’enseignement et autres.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents contiennent des renseignements personnels.

Règle de conservation 0097

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