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Division de la gestion de documents et des archives

Structure de la série 06 – ADMINISTRATION

Documents relatifs à l’administration générale de l’Université ainsi qu’à l’administration interne de votre unité.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 06 - Administration les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

06.01  Documents constitutifs et réglementaires

Documents relatifs à l’histoire et à la constitution de l’Université ainsi que les documents réglementaires.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 06.01 Documents constitutifs et réglementaires les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

06.02  Administration de l'Université

Documents relatifs à l’administration générale de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 06.02 Administration de l'Université les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • Pour les documents relatifs à l’administration de votre unité, voir 06.04 Administration de votre unité.
  • 06.02.01 Administration générale (à venir)
  • 06.02.02 Planification administrative (règle 0806)
  • 06.02.03 Organisation administrative (règle 0805)
  • 06.02.04 Évaluation administrative (règle 0790)
  • 06.02.05 Continuité des activités (à venir)

 

06.03  Affaires juridiques

Documents relatifs aux affaires juridiques de l’Université.

Note(s) d’application :

Classer au niveau 06.03 Affaires juridiques les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

  • 06.03.01 Législation (règle 0801)
  • 06.03.02 Avis juridiques (règle 0485)
  • 06.03.03 Procédures judiciaires (règle 0828)
  • 06.03.04 Accès à l’information et protection des renseignements personnels
    • 06.03.04.01 Dossier de gestion (à venir)
    • 06.03.04.02 Demande d’accès à des documents publics et à des renseignements personnels (règle 0778)
    • 06.03.04.03 Gestion des fichiers de renseignements personnels
      (règle 0792)
  • 06.03.05 Documents juridiques
  • 06.03.06 Droit d’auteur (règle 0888)
  • 06.03.07 Dépôt légal (règle 0780)

 

06.04  Administration de votre unité

Documents relatifs à l’administration générale de votre unité.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 06.04 Administration de votre unité les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • 06.04.01 Administration générale (à venir)
  • 06.04.02 Planification administrative (règle 0806)
  • 06.04.03 Organisation administrative (règle 0805)
  • 06.04.04 Évaluation administrative (règle 0790)
  • 06.04.05 Délégation de pouvoirs (règle 0777)
  • 06.04.06 Services aux clientèles (règle 0811)

 

06.05  Relations avec les autres unités

Documents relatifs aux relations entretenues par votre unité avec les autres unités de l’Université : correspondance, documentation et autres.

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par cote de fonds.
  • Classement par nom d’unité.

Règle de conservation à venir

 

06.06  Relations externes

Documents de diverses natures reliés aux activités d’organismes externes qui entretiennent des relations avec l’Université ou avec l’une de ses unités (représentation de l’Université dans des comités, activités conjointes ou autres), et qui ne peuvent être intégrés dans d’autres séries.

Note(s) d’application :

  • Pour les documents relatifs aux organismes affiliés, voir 01.02 Affiliation.
  • Pour les documents relatifs aux activités de coopération, voir 04 Coopération.
  • Pour les documents relatifs aux prêts, aux bourses et aux prix accordés aux étudiants de l’Université par des organismes externes, voir 05.01.03.03 Prêts, bourses et prix externes (Aide financière).
  • Pour les documents relatifs aux congrès, colloques et conférences organisés par des organismes externes, voir 12.07.02 Événements externes.
  • Les documents d’un organisme dont fait partie un membre de l’Université à titre personnel sont considérés comme des documents de nature privée qui doivent demeurer sous sa responsabilité.

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par type d’organisme.
  • Classement par nom d’organisme.

Règle de conservation 0465

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