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Division de la gestion de documents et des archives

Structure de la série 07 – COMITÉS ET AUTRES ORGANISMES (UdeM)

Documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs de l’Université : grands corps universitaires (conseil de l’Université, assemblée universitaire, commission des études, etc.) et organismes qui en dépendent, conseils de facultés, assemblées de départements, groupes de travail et autres.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 07 - Comités et autres organismes les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • Pour les documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs d’organismes externes, voir 06.06 Relations externes.

 

07.01  Direction de l'Université

Documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs de la direction de l’Université.

Note(s) d’application :

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par cote de fonds de l’organisme (exemple : 07.01.A0002 Conseil de l’Université). Pour créer une cote de fonds (nouvel organisme), contacter la Division de la gestion de documents et des archives.

 

07.02  Facultés

Documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs des facultés de l’Université.

Note(s) d’application :

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par cote de fonds de l’organisme (exemple : 07.02.E0001 Conseil de la Faculté de l’aménagement). Pour créer une cote de fonds (nouvel organisme), contacter la Division de la gestion de documents et des archives.

 

07.03  Département, écoles, instituts

Documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs des départements, écoles et instituts de l’Université.

Note(s) d’application :

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par cote de fonds de l’organisme (exemple : 07.03.E0005 Assemblée du Département d’anthropologie). Pour créer une cote de fonds (nouvel organisme), contacter la Division de la gestion de documents et des archives.

 

07.04  Unités de recherche

Documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs des unités de recherche de l’Université.

Note(s) d’application :

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par cote de fonds de l’organisme (exemple : 07.04.E0083 Conseil de direction du Centre de recherche en droit public). Pour créer une cote de fonds (nouvel organisme), contacter la Division de la gestion de documents et des archives.

 

07.05  Unités de service

Documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs des unités de services de l’Université.

Note(s) d’application :

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par cote de fonds de l’organisme (exemple : 07.05.D0004 Comité de régie de la Direction des bibliothèques). Pour créer une cote de fonds (nouvel organisme), contacter la Division de la gestion de documents et des archives.

 

07.06  Autres

Documents relatifs aux comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs qui ne peuvent être classés aux séries 07.01 Direction de l’Université, 07.02 Facultés, 07.03 Départements, écoles, instituts, 07.04 Unités de recherche et 07.05 Unités de services.

Note(s) d’application :

Suggestion(s) de classement :

  • Classement par cote de fonds de l’organisme (exemple : 07.06.D0167 Comité des secrétaires de faculté) ou classement par nom de l’organisme (exemple : 07.06 Réunion des doyens). Pour créer une cote de fonds (nouvel organisme), contacter la Division de la gestion de documents et des archives.

 

Subdivisions spécifiques à la série 07 COMITÉS ET AUTRES ORGANISMES (UdeM)

S01 Dossiers séances

Ensemble des documents afférents réunis et utilisés lors d’une séance d’assemblée délibérante d’un organisme, ainsi que des pièces de correspondance expédiée par l’organisme pour donner suite aux décisions prises au terme des délibérations. Composition du dossier-séance : convocation à la séance, ordre du jour, projet de procès-verbal de la séance antérieure, correspondance reçue dont il est fait état au cours d’une séance, documents distribués pour information, documents de travail, correspondance expédiée pour donner suite aux décisions prises au terme des délibérations.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0131

 

S02 Élection

Documents relatifs à l’organisation d’une élection, d’une consultation ou d’un référendum : organisation du scrutin, procédure d’élection, affichage, liste des personnes mises en candidature, bulletins de vote, formulaires ayant servi au dépouillement du scrutin, résultats, procès-verbal du comité d’élection (s’il y a lieu), correspondance et autres.

Règle de conservation 0784

 

S03 Nomination

Documents relatifs à la nomination des membres à des instances et comités internes (conseils, commissions, comités, groupes de travail et autres) : correspondance, avis d’échéance de mandat, procédure de nomination, documentation se rapportant à la mise en application de ces procédures, liste des nominations et autres.

Note(s) d’application :

Règles de conservation 0769, 0804

 

S04 Organisation des réunions

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des réunions : correspondance échangée en vue de l’organisation des réunions, brouillons, notes ou données préliminaires, documentation de soutien et autres.

Règle de conservation 0782

 

S05 Procès-verbaux

Le procès-verbal est le témoin autorisé des délibérations et des décisions de l’assemblée délibérante d’un organisme. À ce titre, il a une triple fonction : une fonction administrative, une fonction juridique ou légale et une fonction documentaire et historique.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0038

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