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Division de la gestion de documents et des archives

Structure de la série 08 – PERSONNEL

Documents relatifs à la gestion du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 08 - Personnel les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

08.01  Gestion des effectifs

Documents relatifs à la gestion des effectifs et des postes de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 08.01 Gestion des effectifs les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

08.02  Dotation

Documents relatifs à la dotation du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 08.02 Dotation les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

08.03  Dossiers individuels - personnel

Dossier contenant des renseignements personnels et regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l’Université.

Note(s) d’application :

Renseignements personnels  :

  • Ces documents contiennent des renseignements personnels.
  • 08.03.01 Dossiers individuels – personnel enseignant (règles 0316, 0427)
  • 08.03.02 Dossiers individuels – personnel administratif (règle 0098)

 

08.04  Évaluation

Documents relatifs à l’évaluation du rendement du personnel de l’Université : programmes et guides d’évaluation, listes d’employés à évaluer, critères d’évaluation et règles de rendement du personnel, politique d’attribution de mesures disciplinaires.

Note(s) d’application :

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0902

 

08.05  Mouvement du personnel

Documents relatifs au contrôle des mouvements de personnel de l’Université : promotion, mutation, reclassification, rétrogradation, transfert d’employé, affectation temporaire, dégrèvement des professeurs, mise en disponibilité, cessation d’emploi, mise à pied, retraite (listes, formulaires de demande d’affectation et autres).

Suggestion(s) de classement :

  • Création des dossiers suivants : affectation, mutation, promotion, cessation d’emploi.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règles de conservation 0427, 0906

 

08.06  Formation du personnel

Documents relatifs à la formation et au perfectionnement du personnel de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 08.06 Formation du personnel les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • 08.06.01 Dossier de gestion (règle à venir)
  • 08.06.02 Dossiers individuels (règle à venir)

 

08.07  Conditions de travail

Documents relatifs aux conditions de travail du personnel de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 08.07 Conditions de travail les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

08.08  Avantages sociaux

Documents relatifs aux avantages sociaux du personnel de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 08.08 Avantages sociaux les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • 08.08.01 Dossier de gestion (règle 0899)
  • 08.08.02 Absences et congés (règle 0896)
  • 08.08.03 Assurances collectives
    • 08.08.03.01 Dossier de gestion (règles 0116, 0898)
    • 08.08.03.02 Assurance salaire – Dossiers individuels (règle 0726)
    • 08.08.03.03 Assurance vie – Dossiers individuels (règle 0727)
    • 08.08.03.04 Assurance accident, maladie, médicaments – Dossiers individuels (règle 0897)
  • 08.08.04 Régime de retraite
  • 08.08.05 Programme d’aide au personnel (règle 0907)

 

08.09  Relations de travail

Documents relatifs aux relations de travail du personnel de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 08.09 Relations de travail les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

08.10  Conflits d'intérêts

Documents relatifs à l’application de la réglementation sur les conflits d’intérêts à l’intention du personnel de l’Université : formulaires, rapports de données factuelles, rapport faisant mention des liens du personnel avec des entreprises qui traitent ou sont susceptibles de traiter avec l’Université, documents faisant état des modalités des traitements des déclarations (mesures à prendre pour les cas de conflits d’intérêts confirmés, suivi effectué) et autres.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents contiennent des renseignements personnels.

Règle de conservation 0819

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