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Division de la gestion de documents et des archives

Structure de la série 09 – FINANCES

Documents relatifs à la gestion des ressources financières de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 09 - Finances les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

09.01  Financement

Documents relatifs aux moyens par lesquels l’Université de Montréal se procure des fonds. Il peut s’agir de campagne de souscription, d’émission d’obligation, de placement, de dons, etc.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 09.01 Financement les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • Pour les documents relatifs au financement de la recherche, voir 03.02 Financement de la recherche.
  • 09.01.01 Subventions (règle 0917)
  • 09.01.02 Campagnes de souscription (règle à venir)
  • 09.01.03 Fondations, dotations (règle à venir)
  • 09.01.04 Emprunts, placements et garanties (règle à venir)

 

09.02  Budgets

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l’Université et de ses différentes unités.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 09.02 Budgets les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

09.03  Comptabilité

Documents relatifs aux opérations comptables (contrôle, dépenses, revenus, opérations bancaires, comptes étudiants, impôts et taxes), ainsi que l’information pouvant servir à l’administration de la comptabilité.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 09.03 Comptabilité les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

09.04  Gestion de la paie

Documents relatifs à l’administration de la paie des employés de l’Université : feuillets fiscaux (T4, TP4), rapport périodique des heures de travail et des salaires payés, journal ou registre de paie, rapport de la banque de maladie, feuilles de temps, documents relatifs aux déductions salariales, à l’autorisation de prélèvements sur le salaire, à l’émission des relevés d’emploi et autres.

Note(s) d’application :

  • Pour les documents relatifs à la rémunération et aux échelles de salaire en vigueur à l’Université, voir 08.07.02 Rémunération (Conditions de travail).

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation à venir

 

09.05  Rapports et états financiers

Documents relatifs au contrôle de la gestion financière de l’Université : rapports et états financiers et autres.

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0894

 

09.06  Vérification financière

Documents relatifs à la vérification de la gestion financière de l’Université : programmes, mandats et rapports de vérification (interne et externe) et autres.

Note(s) d’application :

Règle de conservation 0327

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