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Division de la gestion de documents et des archives

Structure de la série 12 – COMMUNICATIONS

Documents relatifs aux activités de communication de l’Université.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 12 - Communications les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

12.01  Identification de l'établissement

Documents relatifs à la conception, la définition et la modification de toute forme d’identification officielle de l’Université et de ses diverses unités : logo et représentation du nom de l’Université (enseignes, papeterie officielle, véhicules, installations et signalisation), armoiries, devise, sceau, couleurs, drapeau, hymne, blason et autres.

Note(s) d’application :

Règle de conservation 0797

 

12.02  Information interne

Documents relatifs à la réalisation, au développement et au suivi du programme d’information interne, à la conception, à la rédaction, à la publication et à la diffusion des documents d’information et de communication destinés à la communauté universitaire : bulletins, communiqués (incluant les avis de décès des parents du personnel de l’Université), textes d’allocutions et discours et autres.

Note(s) d’application :

Règle de conservation 0798

 

12.03  Publicité et relations avec les médias

Documents relatifs à la publicité et aux relations avec les médias.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 12.03 Publicité et relations avec les médias les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.

 

12.04  Publications (UdeM)

Documents relatifs aux publications de l’Université.

Note(s) d’application :

  • 12.04.01 Gestion des publications (règle à venir)
  • 12.04.02 Publications administratives (règle 0030)
  • 12.04.03 Publications savantes ou scientifiques (règle 0807)

 

12.05  Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM)

Documents relatifs aux cérémonies officielles et événements spéciaux de l’Université : cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 12.05 Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM) les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
  • Pour les événements relatifs à l’histoire de l’Université (célébrations historiques, cérémonies de commémoration, dévoilement d’une plaque ou d’un monument et autres), voir 06.01.01 Historique.

 

12.06  Prix et distinctions (UdeM)

Documents relatifs aux différentes distinctions décernées par l’Université : doctorat Honoris Causa, médaille, diplôme de mérite artistique, scientifique, titre de professeur émérite, prix d’excellence en enseignement et autres. Les dossiers peuvent contenir les documents suivants : curriculum vitae des candidats et des récipiendaires, lettres d’appui, texte de présentation, allocution de remerciements, communiqué de presse, allocution d’un représentant de l’Université, carte d’invitation, correspondance, extrait de procès-verbal de l’instance ayant approuvé l’attribution de la distinction, copie des diplômes ou certificats décernés, liste des récipiendaires et autres.

Note(s) d’application :

Renseignements personnels  :

  • Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels.

Règle de conservation 0781

 

12.07  Congrès, colloques, conférences

Documents relatifs aux colloques, aux conférences et aux congrès.

Note(s) d’application :

  • Classer au niveau 12.07 Congrès, colloques, conférences les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique. Pour ce faire, utiliser les subdivisions uniformes.
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