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Division de la gestion de documents et des archives

Principes généraux de classification

La classification est un regroupement logique des documents par sujets et implique les actions suivantes :

  1. Analyser et déterminer le sujet du document
  2. Choisir la série dans laquelle on classera le document
  3. Attribuer une cote qui facilitera le repérage du document
  4. Classer méthodiquement dans un univers physique ou virtuel (numérique)

Principes du SOC

Le SOC (Système officiel de classification des documents 2) repose sur les principes suivants :

  1. Des séries uniformes
  2. Une structure numérique de classification uniforme
  3. L’ajout de subdivisions uniformes et de subdivisions spécifiques
  4. La recherche à l'aide d'un index

Séries

Les séries du SOC ont été déterminées en se basant principalement sur les missions de l'Université de Montréal (par exemple, l'enseignement, la recherche, etc.) et sur les activités de gestion qui soutiennent ces missions (par exemple, la gestion du personnel, la gestion des finances, etc). Ces séries visent à regrouper les documents qui présentent les mêmes caractéristiques selon leur contenu ou leur sujet.

Par exemple, la série 01 Enseignement regroupe les documents relatifs à l'enseignement tant dans ses aspects administratifs que méthodologiques.

Structure numérique de classification

Les séries ont été développées et ordonnées en une structure numérique de classification comportant deux, trois ou quatre niveaux de classification. Dans cette structure, chaque bloc de deux chiffres correspond à un niveau de classification : série (08) et sous-séries (08.08.04).

Ce système de cotation permet de visualiser la structure logique de la classification qui va des activités plus générales aux activités plus spécifiques, et de classer les dossiers selon le niveau occupé dans cette structure.

Pour répondre aux besoins spécifiques de certaines unités (en volume ou en complexité des dossiers), il est possible de personnaliser la structure en ajoutant un ou plusieurs niveau(x) supplémentaire(s), si nécessaire. Par exemple, la cote « 08.08.04.02.01 Relevés personnels » pourrait être créée afin de classer ensemble les relevés personnels d’avantages sociaux d’un membre du personnel. Par contre, il n’est pas permis d’ajouter une cote au même niveau qu’une sous-série existante. Ainsi, la cote « 08.08.04.03 » ne pourrait pas être créée par une unité. S’il n’est pas possible de classer un dossier à un niveau spécifique, il doit plutôt être classé au niveau supérieur (pour plus d’informations concernant la cotation et le classement des dossiers, voir la section 2.1 du Guide de classification).

N.B. Il n’existe aucun lien entre la position numérique occupée par une série ou une sous-série et l’importance quantitative ou qualitative des documents et des dossiers.

Subdivisions uniformes et subdivisions spécifiques

Une subdivision uniforme est un niveau de classification permettant de subdiviser toutes les séries ou les sous-séries, selon certains types de documents ou de dossiers. (1)

Une subdivision spécifique est un niveau de classification qui s’ajoute à certaines séries et sous-séries précises du SOC pour des dossiers qui leur sont uniques. (1)

La cote numérique de la subdivision uniforme est précédée de la lettre « U » (ex. : U03 Statistiques) et celle de la subdivision spécifique de la lettre « S » (ex. : S01 Dossiers séances). Ces deux cotes se juxtaposent à celle de la série ou de la sous-série à l’aide d’un tiret, comme ceci :

Index

L’index constitue un instrument de repérage rapide de la série ou de la sous-série dans laquelle est classifié un document ou un dossier. Présentés en ordre alphabétique, les descripteurs (ou mots-clés) renvoient à la cote numérique de classification correspondant à la série ou sous-série pertinente ainsi qu'à la règle de conservation qui s'applique.

L’index commun, disponible avec le SOC, est basé sur les titres et les descriptions des séries et des sous-séries, les titres et les descriptions des règles de conservation, ainsi que sur des synonymes et des termes reliés.

Chaque unité dispose aussi d’un index complémentaire créé lors de l’implantation du SOC et qui est propre aux documents et aux dossiers de cette unité. Cet index peut être plus ou moins complexe, compte tenu des besoins de l’unité.

(1) Source : Roberge, Michel. L’essentiel de la gestion documentaire : système intégré de gestion des documents analogiques et des documents numériques. Québec : Éditions Gestar, 2004

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