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Division de la gestion de documents et des archives

Les documents essentiels

Introduction

Au moment de l'adoption des règles de conservation, il est déterminé si les documents visés sont essentiels, c'est-à-dire s'ils sont absolument nécessaires pour la continuité ou le rétablissement des activités de l'Université, puis est choisit le moyen de protection le plus adéquat. Pour tout renseignement supplémentaire ou pour toute demande de protection, veuillez communiquer avec la directrice ou la responsable dessystèmes de gestion de la Division de la gestion de documents et des archives au poste téléphonique 6023.

Programme de protection et d'analyse des procès-verbaux et des contrats

Procès-verbaux

Les organismes de l'Université créant des procès-verbaux doivent se référer à la directive 40.26 du Recueil officiel de l'Université de Montréal en ce qui concerne les modalités de la création et de la conservation des procès- verbaux et des dossiers-séances.

Chaque comité doit recevoir au moment de sa création un sigle qui le distingue des autres. Pour l'obtenir, il suffit de communiquer avec le responsable des procès verbaux et des contrats au poste téléphonique 1050.

Les procès-verbaux originaux ou une copie certifiée conforme à l'original doivent être transférés à la Division de la gestion de documents et des archives dès leur signature. La Division procède à leur micrographie. Elle analyse et indexe aussi les procès-verbaux des organismes suivants :

  • Assemblée universitaire,
  • Comité exécutif,
  • Comité de la planification,
  • Commission des études,
  • Conseil de l'Université.

Des extraits de procès-verbaux ou des photocopies peuvent être obtenus rapidement en s'adressant à la salle de consultation au poste téléphonique 2251.

Contrats

Toutes les unités, (sauf celles ayant une entente particulière) doivent transférer au Bureau des affaires juridiques et ce, dès leur signature, les originaux des contrats qu'elles ont négociés. Les contrats déposés par la suite à la Division de la gestion de documents et des archives sont micrographiés.

La Division de la gestion de documents et des archives analyse les contrats et tient à jour un index en permettant le repérage rapide. De plus, les contrats avec échéance(s) sont inscrits à un échéancier de rappel permettant d'aviser les unités quelques mois à l'avance des contrats venant à échéance.

Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquer avec le responsable des procès verbaux et des contrats au poste téléphonique 1050.

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