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Division de la gestion de documents et des archives

Élimination des documents

Les documents devenus inactifs et qui n'ont aucune valeur patrimoniale peuvent être éliminés, conformément aux prescriptions des Règles de gestion. À l'Université de Montréal, ils sont éliminés avec les moyens suivants, selon la nature de l'information qu'ils contiennent :

  • Recyclage (documents non confidentiels)
  • Recyclage sécurisé ou déchiquetage de bureau (documents confidentiels)
  • Déchiquetage via le Secrétariat général (documents hautement confidentiels)

Les documents qui ne contiennent aucun renseignement confidentiel peuvent être mis au recyclage usuel. Cependant, les documents contenant des renseignements confidentiels ou hautement confidentiels doivent être éliminés de façon sécuritaire, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels (40.29). Les Règles de gestion prescrivent, pour chaque série documentaire, le mode d'élimination applicable aux documents.

Élimination des documents confidentiels par recyclage sécurisé

Les documents visés par ce mode d'élimination contiennent de l’information couvrant les aspects suivants :

  • Parcours académique (par exemple : dossier étudiant ne contenant pas d'information sur la santé, travaux et examens complétés, liste de notes, relevé de notes, etc.)
  • Identification de personnes (par exemple : liste d’inscriptions à un cours, etc.)

Ces documents doivent être déchiquetés dans l'unité ou encore recyclés dans des bacs sécurisés. Des bacs cadenassés sont mis à la disposition des unités par la Division santé et sécurité au travail de la Direction de la prévention et de la sécurité (contacter Monsieur Michel Rouleau, technicien en environnement, au poste 2968). Il est également possible de faire appel aux services d’une firme externe spécialisée pour le déchiquetage de vos documents.

Élimination des documents hautement confidentiels par déchiquetage avec certificat d'élimination (service offert par le Secrétariat général/DGDA)

Certains documents doivent faire l’objet d’un déchiquetage hautement confidentiel attesté par un certificat d’élimination via le Secrétariat général/DGDA. Ils contiennent de l’information couvrant les aspects suivants :

  • Santé physique et mentale (par exemple : dossiers-patients des cliniques médicales, dossier étudiant contenant des informations sur la santé, dossiers des étudiants en situation de handicap, évaluation de la condition de santé ou de la forme physique, etc.)
  • Situation financière (par exemple : demande d’aide financière, dossier d’un boursier, information sur une carte de paiement, salaire d’un employé, etc.)
  • Renseignement personnel sensible (par exemple : numéro d’assurance sociale, date de naissance, certificat de naissance, document d’immigration, dossier d’admission, cas de plagiat, cas de différend, plainte à l’ombudsman, plainte en matière de harcèlement, cas de discipline, demande auprès des services juridiques, griefs, mesures disciplinaires, etc.)

Ces documents doivent être acheminés à la DGDA dans des boîtes scellées qui seront détruites, avant qu’un certificat d’élimination ne soit émis. Pour des quantités insuffisantes de documents, d'autres moyens peuvent être mis à votre disposition. Pour en savoir davantage, communiquer avec la DGDA (archives@archiv.umontreal.ca; poste 6023).

Il est de la responsabilité de l’unité d’acheminer tout document papier qu’elle conserve visé par ce mode d’élimination, incluant les exemplaires secondaires, les copies de travail, les documents de référence et tout papier-rebut. La DGDA élimine les documents qu'elle conserve dans ses magasins lorsqu'ils ont atteint la fin de leur durée de vie et n'ont pas de valeur patrimoniale.

Certaines unités disposent de consoles ou de bacs fournis par la compagnie Iron Mountain. Dans ce cas, vous pouvez disposer de ces documents via ces équipements. Pour savoir si votre unité dispose d’un tel équipement ou pour vous en procurer un, communiquer avec la DGDA (archives@archiv.umontreal.ca; poste 6023).

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