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Division de la gestion de documents et des archives

Élimination des documents

Les documents devenus inactifs et qui n'ont aucune valeur patrimoniale peuvent être éliminés, conformément aux prescriptions des Règles de gestion des documents, qu’ils soient des exemplaires principaux, secondaires, à l’état de documents de travail ou de papier-rebut.

À l'Université de Montréal, trois types d’élimination peuvent être utilisés en fonction de la nature de l'information qu'ils contiennent. Ils vous sont présentés dans le tableau suivant :

Confidentialité

Nature de l'information

Élimination

Cadenas_rougeCadenas_rouge Cadenas_rouge
Hautement confidentiel

Documents contenant des renseignements personnels sensibles :

  • Santé physique ou mentale 
  • Situation financière 
  • Enquête en cours 
  • Autres (exemples : NAS, date de naissance, dossiers d'un employé, etc.)

Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM 

Déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DGDA

Documents contenant d'autres types de renseignements personnels

  • Parcours académique d’un étudiant
  • Identification de personnes sans renseignements personnels sensibles 
Recyclage sécurisé

Cadenas_rouge Cadenas_rouge
Confidentiel

Documents ayant une valeur stratégique modérée pour l’UdeM Recyclage sécurisé

Cadenas_vert
Non confidentiel

Documents internes Recyclage sécurisé
Documents publics  Recyclage

Pour davantage d’information sur la nature de l’information contenue dans les documents, consulter le Tableau explicatif sur la confidentialité des informations (PDF).

En tout temps, référez-vous à la section Sécurité des règles de gestion applicables à vos documents pour connaître le mode d’élimination des documents.

Précision pour chaque type d’élimination

Déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DGDA

Si votre unité dispose de consoles ou bacs fournis par la Compagnie Iron Mountain, ceux-ci peuvent être utilisés pour ce type d’élimination. Pour savoir si votre unité dispose d’un tel équipement ou pour vous en procurer un, communiquer avec la DGDA.

L'Université de Montréal fait appel aux services de l'entreprise Iron Mountain pour le déchiquetage confidentiel de ses documents, avec laquelle elle a une entente d'exclusivité. Pour toute question relative à cette entente, communiquer avec la Division des approvisionnements au (514) 343-6891.

Recyclage sécurisé

  • Déchiqueteur de bureau
  • Bacs cadenassés mis à la disposition des unités par la Division santé et sécurité au travail de la Direction de la prévention et de la sécurité (contacter Monsieur Michel Rouleau, technicien en environnement, au poste 2968)
  • Firme externe spécialisée pour le déchiquetage de vos documents (exemples : bacs sécurisés ramassés par la Cie Les Marronniers ou boîtes ou bacs ramassés par la Cie de recyclage de Montréal ou équivalent)

N.B. : Bien que certains fournisseurs donnent un certificat au moment du ramassage des boîtes, ce type de service n’est pas équivalent au service de déchiquetage avec certificat via le Secrétariat général/DGDA présenté précédemment.

Recyclage

  • Bacs de recyclage sans dispositif de sécurité

Des questions?

Contactez-nous au poste 6023 ou par courriel (elimination@archiv.umontreal.ca).

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