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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

01100-Organisation de l'enseignement

Documents relatifs à l’organisation générale, la structure et le fonctionnement de l’enseignement.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

01110-Dossier de gestion (organisation de l'enseignement)

Documents relatifs à l’organisation générale, la structure et le fonctionnement de l’enseignement.

Contenu : structures organisationnelles de l’enseignement (création et organisation des facultés, écoles, départements et autres), régime des études (règlements pédagogiques, principes et règles relatifs à l’admission, l’inscription, l’évaluation des étudiants et l’émission des diplômes), administration générale des programmes et des cours et autres.
Principal
Détenteur(s) : vice-rectorat responsable des affaires académiques et autres unités responsables de l'organisation, de la structure et du fonctionnement de l'enseignement

Actif : 2 ans après la fermeture du dossier ou le remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après la fermeture du dossier ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de l'administration générale de l'enseignement.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

01120-Calendrier universitaire

Documents relatifs à la préparation du calendrier universitaire, incluant la version finale du calendrier.

Renvoi(s)
Pour l’horaire d’une session : 01410-Gestion des sessions
Pour l’horaire d’un cours : 01510-Gestion des cours
Principal
Détenteur(s) : Secrétariat général et autres unités responsables du calendrier universitaire

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives la version finale du calendrier universitaire.

Éliminer les documents de préparation et les versions préliminaires (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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