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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

01300-Programmes d'études

Documents relatifs aux programmes d’études offerts par l’UdeM (premier cycle, cycles supérieurs, formation continue, formation à distance, programmes spéciaux, formation hors programme, enseignement hors campus).

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les programmes d’études externes : 06600-Relations externes
Pour les documents des comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs de l’UdeM : 07000-Comités et autres organismes (UdeM)
Pour la préparation de l'annuaire : 12410-Gestion des publications
Pour l'annuaire : 12420-Publications administratives
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

01310-Gestion des programmes

Programme d'enseignement
Documents relatifs à la gestion des programmes d'enseignement offerts par l'UdeM (premier cycle, cycles supérieurs, formation à distance, programmes spéciaux), incluant la création, l’évaluation (notamment financière), la modification, l’abolition et l’administration de ces programmes.

Contenu
Création : dossier d’opportunité et de développement de programme (retenu ou non retenu), attestation d’approbation de programme, autorisation d’ouverture de programme, et autres.
Évaluation, modification et abolition : plan périodique d’évaluation, dossier d’évaluation (consultations auprès des responsables de programmes, professeurs et étudiants, indicateurs évaluatifs), études des coûts-bénéfices, des ressources requises, des revenus générés, dossier de modification des programmes (révision mineure, réforme majeure), documents relatifs à l’abolition des programmes, et autres.
Administration générale : historique du programme, correspondance, liste des responsables, objectifs, conditions générales et particulières d’admission et d’inscription, évolution (relevé des modifications mineures et majeures), cheminements particuliers, jumelage ou compatibilité avec d’autres programmes, liste des programmes équivalents dans d’autres établissements, statistiques d’admission et d’inscription, évolution des taux de réussite, d’échec, d’abandon et autres.

Classer par type de programme (premier cycle, cycles supérieurs, etc.) et à l'intérieur de chaque programme, classer par processus (création, évaluation, modification, abolition, administration générale)
Principal
Détenteur(s) : unités responsables de la gestion des programmes

Actif : 2 ans après la modification ou l'abolition du programme

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

01310-Gestion des programmes

Enseignement hors campus
Documents relatifs à la gestion des cours et activités de formation hors campus.

Contenu : programmes des cours et activités de formation, protocoles d’entente avec d’autres établissements (locaux, ressources), correspondance, fonctionnement des services, statistiques d’admission et d’inscription et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'enseignement hors campus

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents significatifs témoignant du développement des services d'enseignement offerts hors du campus de l'UdeM.

Éliminer les documents de support ou dont l'information est disponible dans un document plus global (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01310-Gestion des programmes

Formation hors programme
Documents relatifs à la gestion des cours et activités de formation hors programme, incluant la formation continue.

Contenu : programmes des cours et activités de formation, correspondance, tarification, pièces justificatives, contrôle des inscriptions, documentation transmise aux participants, documents liés à l’embauche et la rémunération des formateurs ou conférenciers, contrats, protocoles et ententes, contrôle de l’émission des attestations de participation, rapports sur la participation, l’évaluation de la satisfaction et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Pour les pièces justificatives : 09320-Dépenses ou 09330-Revenus
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la formation hors programme

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Pour les pièces justificatives, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la catégorie 09320-Dépenses ou 09330-Revenus.
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance sociale, salaire d'un formateur ou conférencier, autres informations liées à la rémunération.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01320-Accréditation et agrément

Documents relatifs au processus d’accréditation et d’agrément de certains programmes offerts par l’UdeM (visites d’experts, reconnaissance de la qualité d’un programme et de la légitimité du titre de profession qui lui est associé par un ordre professionnel, une corporation professionnelle ou une association professionnelle).

Contenu : correspondance, certificat d’agrément et autres.

Classer par programme, par organisme (ordre professionnel, corporation professionnelle ou association professionnelle)
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du programme

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : analyse des experts, recommandations des experts lors du processus d'accréditation ou d'agrément (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

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