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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

01400-Gestion courante de l'enseignement

Documents relatifs à la gestion courante de l’enseignement (activités récurrentes).

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

01410-Gestion des sessions

Organisation des sessions
Documents relatifs à l’administration générale de l’organisation des sessions.

Contenu : commandes de cours, moyenne-cible, listes des tâches d’enseignement, des charges de cours, listes des auxiliaires d’enseignement, horaire-maître, correspondance, modifications d’horaire, statistiques et autres.

Classer par session
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'organisation des sessions

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives la version officielle de l'horaire-maître et les documents relatifs à la moyenne-cible.

Éliminer les versions préliminaires, les documents d'élaboration et autres documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : liste des charges de cours, listes des auxiliaires d'enseignement, correspondance.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01410-Gestion des sessions

Analyse de la charge d'enseignement
Documents compilant un ensemble de données portant sur les activités d'enseignement des facultés, départements et écoles (personnel enseignant, personnel de soutien, cheminement étudiant, effectifs étudiants, diplômés, activités d'enseignement, programmes et mouvements interdisciplinaires).

Renvoi(s)
Pour le Dossier d'inventaire et d'analyse du Bureau de recherche institutionnel (BRI), voir : 12420-Publications administratives

Principal
n/a

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité). Ces données sont compilées dans le Dossier d'inventaire et d'analyse produit par le BRI. Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01420-Répartition des tâches d'enseignement

Documents relatifs à la répartition des tâches entre les membres du personnel enseignant pour une session donnée.

Contenu : tableaux des groupes-cours, tâches d’enseignement, liste de répartition des tâches, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour le processus d’attribution des charges de cours : 08230-Attribution des charges de cours

Classer par session
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la répartition des tâches d'enseignement

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

01430-Évaluation de l'enseignement

Questionnaire (non complété)
Document produit dans le cadre de l’évaluation par les étudiants des enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l’UdeM.

Renvoi(s)
Pour l’évaluation du rendement du personnel de l'UdeM : 08400-Évaluation

Classer par session, par sigle du cours, par matricule ou nom de l’enseignant
Principal
Détenteur(s) : Services de soutien à l'enseignement ou unités responsables de l'élaboration et de la compilation de leur évaluation

Actif : 5 ans après la modification du questionnaire

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
5 ans après la modification du questionnaire, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives une copie de chaque version du questionnaire.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01430-Évaluation de l'enseignement

Feuille-réponses (complétées)
Document produit dans le cadre de l’évaluation par les étudiants des enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l’UdeM.

Renvoi(s)
Pour l’évaluation du rendement du personnel de l'UdeM : 08400-Évaluation

Classer par session, par sigle du cours, par matricule ou nom de l’enseignant
Principal
Détenteur(s) : TI ou unités responsables de l'élaboration et de la compilation de leur évaluation

Actif : jusqu'à la compilation

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

01430-Évaluation de l'enseignement

Compilation*
Document produit dans le cadre de l’évaluation par les étudiants des enseignements dispensés par les professeurs et chargés de cours de l’UdeM.

* Il existe deux principaux types de compilations : une compilation des réponses au questionnaire objectif pour chacun des cours et une compilation des réponses au questionnaire objectif pour l’ensemble des professeurs d’un département (liste globale). Lorsqu'elle existe, la compilation des commentaires des étudiants pour chaque cours est remise au professeur concerné et n'est donc pas soumise aux présentes règles de gestion.

Renvoi(s)
Pour les compilations classées au dossier du personnel enseignant: 08310-Dossiers individuels – personnel enseignant
Pour l’évaluation du rendement du personnel de l'UdeM : 08400-Évaluation

Classer par session, par sigle du cours, par matricule ou nom de l’enseignant
Principal
Détenteur(s) : Toutes les unités d'enseignement

Actif : 5 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire (TI)
5 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

01440-Moyens et outils d'enseignement

Documents relatifs à la planification, au développement et à l’utilisation des différents moyens et outils d’enseignement.

Contenu : aide à l’enseignement, plan de développement pédagogique (objectifs, fonds de développement et autres), projets pédagogiques et éducatifs spécifiques, rapports sur le développement et l’exploitation des médias d’enseignement, listes du matériel didactique, laboratoires, correspondance et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des moyens et outils d'enseignement

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports, études et statistiques témoignant du développement des moyens pédagogiques utilisés par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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