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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

01500-Cours

Documents relatifs à la gestion des cours offerts par l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

01510-Gestion des cours

Documents relatifs à l’administration générale des cours offerts par l’UdeM.

Contenu : objectifs, conditions générales et particulières d’inscription, évolution (relevé des modifications mineures et majeures du contenu du cours), jumelage ou compatibilité avec d’autres cours, liste des cours préalables, statistiques d’inscription, horaire-maître du cours, évaluation de la capacité d’accueil par groupe-cours, listes du nombre maximal d’étudiants par groupe-cours, justification de l’augmentation ou de la diminution de la capacité d’accueil, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour la préparation du calendrier universitaire, incluant la version finale du calendrier : 01120-Calendrier universitaire

Classer par sigle du cours
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des cours

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents produits seulement à des fins de contrôle ou à titre de référence peuvent être éliminés après 1 an (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents significatifs témoignant de l'évolution du contenu des cours, de l'évaluation, de l'augmentation ou de la diminution des capacités d'accueil, des politiques et des pratiques de contingentement de l'UdeM.

Éliminer les documents de support ou dont l'information est disponible dans un document plus global (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01520-Dossier de cours

Documents utilisés pour assurer la gestion d’un cours offert par l’UdeM.

Contenu : plan de cours, liste d’étudiants, questionnaires d’examen (non complétés), exemplaires des exercices et des travaux pratiques (non complétés), résultats de travaux et d’examens, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour la gestion de l’évaluation des études : 01710-Gestion de l’évaluation
Pour les travaux d’étudiants, les copies et cahiers d’examens (complétés) : 01720-Travaux et examens
Pour les recueils de notes de cours des professeurs : 12420-Publications administratives

Classer par session, par sigle du cours
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du cours

Actif : jusqu'à la fin de la session

Semi-actif : 7 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Tri par la DGDA
Verser aux archives* les documents témoignant de l'organisation d'un cours : description, plan du cours, références bibliographiques, questionnaires d'examen (non complétés), exemplaires des exercices et des travaux pratiques (non complétés), notes de cours si présentes, documents utilisés pour l'évaluation des étudiants et autres.

Éliminer les documents numérisés s'il y a lieu et les documents non retenus dans le tri (listes préliminaires d'étudiants, demandes de modification de notes et autres) (voir la colonne Sécurité).

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels ou ayant une valeur stratégique modérée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : listes d'étudiants, questionnaires d'examen (non complétés), exemplaires des exercices et des travaux pratiques (non complétés), résultats de travaux et d'examens.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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