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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

01600-Stages

Documents relatifs aux stages offerts aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

01610-Gestion des stages

Documents utilisés pour assurer l’organisation et la gestion des stages, rémunérés ou non, offerts aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : guides de stage, méthodes d’évaluation, spécimens des documents constituant le dossier du stagiaire (contrat, intention de stage, demande d’admission en stage, projet de stage, confirmation de placement), liste des milieux de stage, déroulement des stages, résumé des projets de stages et autres.

Classer par session, par sigle du stage, par milieu de stage
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la gestion des stages

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents significatifs résumant la méthodologie d'organisation des stages, les relations établies entre l'UdeM et les milieux de stages, les statistiques de placement en stage et autres.

Éliminer les documents de support à l'organisation des stages (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01620-Dossiers individuels (stages)

Programmes non soumis à l'accréditation ou l'agrément

Dossier regroupant l’ensemble des documents relatifs aux étudiants qui effectuent un stage dans le cadre de leur programme d’études.

Contenu : formulaire ou lettre d’intention de stage, curriculum vitae, copie de relevé de notes, préinscription pour le stage, projet de stage, journal de bord, rapport de stage, différentes évaluations du stagiaire, contrat de stage et autres.

Classer par code permanent de l'étudiant
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier du stagiaire

Actif : 2 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant)

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
2 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant), puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives 2 formulaires "Projet de stage" (ou tout document résumant le stage) et 2 spécimens de rapports de stage par session choisis au hasard dans l'ensemble des stages d'un programme.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents liés à la santé du stagiaire.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

01620-Dossiers individuels (stages)

Programmes soumis à l'accréditation ou l'agrément

Dossier regroupant l’ensemble des documents relatifs aux étudiants qui effectuent un stage dans le cadre de leur programme d’études.

Contenu : formulaire ou lettre d’intention de stage, curriculum vitae, copie de relevé de notes, préinscription pour le stage, projet de stage, journal de bord, rapport de stage, différentes évaluations du stagiaire, contrat de stage et autres.

Classer par code permanent de l'étudiant
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier du stagiaire

Actif : 2 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant)

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après la fin du stage (ou du dernier stage, le cas échéant), puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives 2 formulaires "Projet de stage" (ou tout document résumant le stage) et 2 spécimens de rapports de stage par session choisis au hasard dans l'ensemble des stages d'un programme.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents liés à la santé du stagiaire.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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