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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

01700-Évaluation des études

Documents relatifs à l’évaluation des études.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvois(s)
Pour la collecte, l’authentification et l’enregistrement des résultats académiques des étudiants : 02500-Résultats académiques
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

01710-Gestion de l'évaluation

Documents relatifs à l’établissement et l’application des mesures et critères d’évaluation des études.

Contenu : système de notation, méthodologie, instruments de mesure et critères généraux et spécifiques utilisés pour l’évaluation des études, ententes d’évaluation intervenues entre les enseignants et les étudiants, procédure de surveillance des séances d’examens et autres.

Renvoi(s)
Pour la gestion d’un cours spécifique : 01520-Dossier de cours
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'établissement et de l'application des mesures et critères d'évaluation des études

Actif : 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur (critères, procédures et autres)

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les mesures, critères et directives méthodologiques générales.

Éliminer les documents liés à l'évaluation des études d'un cours spécifique (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

01720-Travaux et examens

Documents utilisés dans le but d’évaluer le niveau d’apprentissage et les connaissances acquises par les étudiants.

Contenu : travaux d’étudiants, copies et cahiers d’examens (complétés), travaux dirigés obligatoires (6 crédits et plus).

Renvoi(s)
Pour les mémoires et thèses : 01730-Mémoires et thèses
Pour les questionnaires d’examen : 01520-Dossier de cours

Classer par session, par sigle du cours
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des travaux et examens

Actif : jusqu'à l'expiration du délai de révision de notes (selon les règlements et politiques de l'UdeM)

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité
Tri par l'unité
Travaux, copies et cahiers d'examens complétés : verser annuellement aux archives 2 spécimens de travaux et 2 spécimens de copies et cahiers d'examens choisis au hasard dans chaque programme.*
Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).

Travaux dirigés obligatoires (6 crédits ou plus) : verser annuellement 1 spécimen de travail dirigé obligatoire choisi au hasard par cours.*
Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).

* Les travaux non réclamés peuvent être versés à un centre de documentation de l'UdeM se spécialisant dans la discipline concernée, moyennant une autorisation écrite accordée à l'UdeM par l'étudiant pour utiliser ou publier, pour des fins pédagogiques et non commerciales, les travaux de tout genre remis aux professeurs.
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Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

01720-Travaux et examens

Travaux étudiants (films)
Films constituant des travaux d'étudiants en études cinématographiques.
Principal
Détenteur(s) : Département d'histoire de l'art et d'études cinématographiques

Actif : 1 an

Semi-actif : 6 ans

Inactif : verser aux archives
Verser aux archives
Conservation intégrale des négatifs, du son optique et du mixage final du son sur DA88 (ruban magnétique) de tous les films étudiants. À compter de l'année académique 2003-2004, les étudiants doivent compléter un formulaire d'autorisation par lequel ils cèdent leurs droits d'auteur de façon non exclusive, dans le but de permettre la diffusion de leurs travaux par l'UdeM à des fins non lucratives.
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Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

01730-Mémoires et thèses

Travaux effectués par les étudiants dans le cadre de leur programme de maîtrise ou de doctorat (exemplaire du mémoire ou de la thèse) et, le cas échéant, formulaires signés par les étudiants pour en autoriser la reproduction et la diffusion.

Renvoi(s)
Pour la direction d’un étudiant à la maîtrise ou au doctorat : 02700-Dossiers individuels – étudiants
Principal (exemplaire de conservation)
Détenteur(s) : Faculté des études supérieures et postdoctorales

Actif : jusqu'au dépôt par l'étudiant dans Papyrus ou l'équivalent

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire (exemplaire de diffusion - Direction des bibliothèques)
Tant que l'exemplaire fait partie des collections des bibliothèques, puis éliminer (voir la colonne Sécurité). Pour les mémoires ou thèses provenant de la Faculté de musique ou du Département d'histoire de l'art et d'études cinématographiques, seule une version expurgée du mémoire ou de la thèse est diffusée.
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

01740-Plagiat et fraude

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques et procédures applicables dans les cas de fraude, plagiat, falsification de documents (signature, titre, diplôme) et autres.

Contenu : dossier constitué lorsqu’un étudiant est traduit devant le Comité de discipline de l’UdeM, documents relatifs à la constatation de l’infraction, la dénonciation, l’enquête, la plainte, la convocation de l’étudiant, l’audition, la décision du comité de discipline, l’appel et les sanctions ou décisions finales appliquées ainsi que le registre des plagiats et fraudes*.

* Pour le registre des cas de plagiat et de fraude, voir la ligne suivante.

Renvoi(s)
Pour les cas d'exonération : 01740-Plagiat et fraude - dossier d'exonération de plagiat étudiant
Pour les plaintes formulées auprès de l'ombudsman par les membres de la communauté universitaire : 05520-Dossiers individuels
Pour les documents des comités et autres organismes décisionnels ou consultatifs de l’UdeM : 07000-Comités et autres organismes (UdeM)

Classer par code permanent de l’étudiant
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du cas de plagiat ou de fraude

Actif : jusqu'après l'expiration du délai d'appel, le rejet ou le retrait d'une plainte (plainte non fondée)

Semi-actif : 15 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'après l'expiration du délai d'appel, le rejet ou le retrait d'une plainte (plainte non fondée), puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les statistiques sur les cas de plagiat et fraude pour une période donnée.

Éliminer tous les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

01740-Plagiat et fraude

Registre des cas de plagiat et de fraude
Principal
Détenteur(s) : Secrétariat général

Actif : 15 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer les données antérieures à 15 ans Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

01740-Plagiat et fraude

Dossier d'exonération de plagiat étudiant

Renvoi(s)
Pour les dossiers de plagiats confirmés : 01740-Plagiat et fraude
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités académiques et le Secrétariat général

Actif : jusqu'à l'exonération de l'étudiant (unités académiques). N.B. : Envoyer les dossiers au Secrétariat général après l'exonération de l'étudiant.

Semi-actif : 3 ans (Secrétariat général)

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à l'exonération de l'étudiant. N.B. : Éliminer les documents dès l'exonération de l'étudiant (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

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