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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

02100-Clientèle étudiante

Documents relatifs à la prévision, au recrutement et à l’évolution de la clientèle étudiante.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

02110-Prévisions

Documents relatifs à la prévision, à l’étude et à l’analyse de l’évolution de la clientèle étudiante de l’UdeM.

Contenu : projections, études, rapports, statistiques et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la prévision de la clientèle étudiante

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

02120-Recrutement

Documents relatifs aux activités de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants aux niveaux provincial, national et international.

Contenu : journées portes ouvertes, tournées des collèges, participation à des salons, soirées d’information, visites, tournées internationales, programme de sensibilisation aux études universitaires et à la recherche (projet SEUR) et autres.

Renvoi(s)
Pour la publicité diffusée dans les médias ou affichée dans les endroits publics : 12310-Publicité et marketing
Principal
Détenteur(s) : Service de l'admission et du recrutement et autres unités responsables du recrutement

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports décrivant les activités organisées et les résultats obtenus.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents concernant la stratégie de recrutement, les tournées internationales, la négociation des ententes internationales (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

02130-Effectifs étudiants

Documents relatifs au suivi de l’évolution de la clientèle étudiante de l’UdeM.

Contenu : déclaration préliminaire et officielle des inscriptions, des admissions et des activités, statistiques préliminaires et officielles, relevés des étudiants à temps complet, rapports sur la population étudiante, recensement des clientèles universitaires, analyse des effectifs étudiants et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau du registraire et autres unités responsables de la gestion des effectifs étudiants

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les statistiques, études et rapports officiels.

Éliminer les documents, listes et rapports préliminaires (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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