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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

02200-Admission

Gestion des admissions
Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des politiques, des procédures et du processus d’admission des étudiants.

Contenu : politique d’admission (conditions générales et particulières d’admission, contingentement, capacité d’accueil et autres), informations diffusées aux collèges, aide à l’admission, liste des candidats à l'admission, tests de sélection (questionnaires, grilles d’entrevue, critères d’appréciation, tests de français*), rapports et relevés statistiques des admissions, mécanismes de suivi du droit d’appel et autres.

* Pour la liste de résultats à l'examen de français, voir ligne suivante.
Principal
Détenteur(s) : Service de l'admission et du recrutement et autres unités responsables de l'admission

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents produits seulement à des fins de contrôle des admissions pour une session donnée peuvent être éliminés une fois la session terminée (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les politiques et statistiques officielles d'admission de l'UdeM et les spécimens des questionnaires de tests de sélection.

Éliminer les rapports et listes préliminaires, les listes de candidats à l'admission, les documents échangés entre l'UdeM et les collèges et les tests de sélection complétés (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles ou ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : liste des candidats à l'admission, tests de sélection (questionnaires, grilles d’entrevue, critères d’appréciation, tests de français), rapports et relevés statistiques des admissions, mécanismes de suivi du droit d’appel (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

02200-Admission

Liste de résultats à l'examen de français
Principal
Détenteur(s) : Service de l'admission et du recrutement

Actif : 75 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire
n/a
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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