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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

02600-Diplomation

Diplômes et attestations
Documents relatifs au contrôle de l’émission des diplômes et attestations aux étudiants ayant complété leur programme d’études.

Contenu : spécimens des diplômes et attestations, calendrier et procédure en vue de l'émission des diplômes, octroi de grades, demandes relatives à la diplomation, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demandes de copies, de traduction, d'authentification de diplômes et autres.

Renvoi(s)
Pour les réquisitions de diplômes : 02600-Réquisition de diplômes
Pour les cérémonies de collation des grades : 12500-Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM)
Principal
Détenteur(s) : Bureau du registraire

Actif : 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les calendriers et procédures d'émission des diplômes, les registres des signataires et formats de diplômes, un spécimen de chaque type de diplôme ou attestation (présentations ou formats différents).

Éliminer les documents de support (demande de copie, de traduction, d'authentification et autres) (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles ou ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : spécimens de diplômes et attestations, registres des formats et des signataires de diplômes, diplômes non réclamés, demande de copies, de traduction et d'authentification de diplômes (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

02600-Diplomation

Réquisition de diplômes
Document permettant de procéder à l'octroi d'un diplôme.
Principal
Détenteur(s) : Bureau du registraire

Actif : 50 ans*

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
n/a

* Les réquisitions de diplômes sont numérisées à des fins de sécurité.
Tri par la DGDA
Verser aux archives la version numérisée.

Éliminer la version papier (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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