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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

02700-Dossiers individuels - Étudiants

Dossier regroupant les documents permettant de retracer le cheminement d’un étudiant (incluant l’étudiant libre) depuis son admission jusqu’à son départ de l’UdeM.

Contenu : formulaires et documents afférents relatifs à l’admission, à l’inscription, aux équivalences, aux exemptions et aux substitutions de cours, relevés de notes, documents de dépôt et d’évaluation d’un mémoire ou d’une thèse, recommandation pour l’obtention d’un permis ou brevet d’enseignement et autres.

Pour la règle de conservation complète, incluant les listes de documents à conserver, voir 0097 - Dossier individuel - étudiant.

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Dossier d'admission

Principal
Détenteur(s) : Bureau du registraire

Actif : 2 ans après la dernière inscription à l'UdeM. Le dossier d'une personne non inscrite ou non autorisée à s'inscrire est éliminé 3 ans après le début du trimestre pour lequel la demande a été faite.

Semi-actif : 75 ans*

Inactif : verser aux archives

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).

Verser aux archives

Éliminer la version papier après la numérisation de substitution (voir la colonne Sécurité).

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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Dossier de l'étudiant inscrit - 1er cycle

Principal
Détenteurs : Bureau du registraire, Facultés, Département de nutrition; Département en santé environnementale et santé au travail; École d’orthophonie et d’audiologie; École de réadaptation; Département de kinésiologie; École de santé publique; École d'optométrie

Actif : Conservation 2 ans après la dernière inscription à l'UdeM, sauf pour la Faculté de médecine, dont les dossiers sont conservés 5 ans ou plus après la fin des études. Fusion des dossiers par le Bureau du registraire qui conserve les dossiers pendant 75 ans*.

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Jusqu'après la dernière inscription, puis éliminer (voir la colonne Sécurité). Les pièces importantes et nécessaires doivent être transmises à la faculté au fur et à mesure.

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).

Verser aux archives

Éliminer la version papier après la numérisation de substitution (voir la colonne Sécurité).

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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Dossier de l'étudiant inscrit - cycles supérieurs

Principal
Détenteur(s) : Bureau du registraire, Faculté des études supérieures et post-doctorales (FESP), Faculté de médecine

Actif : 2 ans après la dernière inscription à l'UdeM. Fusion des dossiers par le Bureau du registraire qui conserve les dossiers pendant 75 ans*.

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Jusqu'après la dernière inscription, puis éliminer (voir la colonne Sécurité). Les pièces importantes et nécessaires doivent être transmises à la FESP au fur et à mesure.

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).

Verser aux archives

Éliminer la version papier après la numérisation de substitution (voir la colonne Sécurité).

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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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