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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

03500-Projets de recherche

Documents relatifs à la gestion de projets ou d’activités de recherche.

Contenu : : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

03510-Contrats et subventions

Documents relatifs à un contrat ou une subvention de recherche accordé ou non (demande, utilisation des sommes allouées, résultats des projets de recherche qui en découlent).

Contenu : projets soumis, contrats et commandites de recherche, correspondance, formulaires administratifs relatifs à la demande et à l’utilisation de la subvention, évaluation, suivi, rapports finaux et autres.

Renvoi(s)
Pour le contrôle et le suivi budgétaire des contrats et subventions de recherche : 09230-Fonds avec restrictions

Classer par organisme, par programme, par titre de la recherche, par matricule ou nom du chercheur
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier

Semi-actif : minimum de 5 ans ou tant que prévu par les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Les pièces justificatives doivent être conservées tant que prévu par les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires, le cas échéant. Si leur durée de conservation n'est pas précisée, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la catégorie 09320-Dépenses.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les dossiers du Bureau Recherche - Développement - Valorisation (BRDV) et ceux qui sont complémentaires aux dossiers du BRDV.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

03520-Dossiers de recherche

Documents utilisés dans le cadre d’un projet de recherche réalisé sous la responsabilité d’une unité de recherche ou d’enseignement de l’UdeM.

Contenu : documents de travail, documentation, avant-projets, notes, calculs, série de dossiers d’individus constitués dans le cadre de projets impliquant l’être humain, rapports analytiques, productions statistiques, questionnaires, rapports d’enquêtes et autres.

Renvoi(s)
Les documents reliés aux projets de recherche d'un chercheur agissant à titre personnel sont considérés comme des documents privés qui doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont pas couverts par la présente règle de gestion.

Classer par titre du projet de recherche
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : 2 ans après la fin du projet de recherche

Semi-actif : 5 ans (ou tant que prévu par les exigences contractuelles des organismes subventionnaires et partenaires) pour les documents pouvant être utilisés pour valider la méthodologie, authentifier la démarche, démontrer le respect du protocole de recherche et pouvant être utilisés dans le cadre d'un projet subséquent. La pertinence de la conservation sera réévaluée tous les 5 ans.

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après la fin du projet de recherche, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour le rapport final du projet de recherche, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U02-Rapport.
Tri par la DGDA
Conserver le rapport final de recherche.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

03530-Chercheurs

Dossier permettant de suivre le profil et les réalisations de recherche des chercheurs et professeurs-chercheurs.

Contenu : demandes de subvention, rapports, correspondance et tout autre document fournissant notamment le nom des organismes subventionnaires, le département, les titres de projets, les montants accordés, les numéros des subventions et autres.

Renvoi(s)
Pour les chercheurs et professeurs-chercheurs considérés comme membres du personnel de l’UdeM : 08310-Dossiers individuels – personnel enseignant

Classer par matricule ou nom du chercheur
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier du chercheur

Actif : 2 ans après le départ du chercheur

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an après le départ du chercheur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les dossiers de chercheurs nés aux années 1 et 6 de chaque décennie. Sélectionner en plus les dossiers des chercheurs s'étant particulièrement illustrés dans leur domaine de recherche.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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