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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05100-Services exclusifs aux étudiants

Documents relatifs aux services offerts exclusivement aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05110-Accueil et intégration

Documents relatifs à l’organisation des activités d’accueil et d’intégration des étudiants de l’UdeM.

Contenu : activités préalables à l’accueil, activités liées à la rentrée au début de l’année académique, rencontres individuelles des étudiants, rencontres de groupes (par programme, faculté, cycle d’études) et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'accueil et l'intégration des étudiants

Actif : 3 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les documents témoignant de la tenue et du contenu des activités d'accueil et d'intégration, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support utilisés pour organiser ces activités (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un étudiant en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05120-Aide à l'apprentissage

Documents relatifs à l’organisation et au suivi des activités et services d’aide et de soutien à l’apprentissage offerts aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : rencontres et ateliers d’information relatifs à l’étude efficace, la gestion du temps, la prise de notes, la rédaction de travaux, la préparation d’exposés oraux, la gestion du stress et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'aide à l'apprentissage

Actif : 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et les statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un étudiant en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05130-Aide financière

Documents relatifs aux services d’aide financière offerts aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05131-Dossier de gestion (aide financière)

Documents relatifs à l’établissement et à l’administration générale des services d’aide financière offerts aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : diffusion de l’information générale sur les prêts, bourses et prix (correspondance, documentation, statistiques), listes d’organismes subventionnaires, listes de candidatures, de boursiers, de bourses refusées, mesures d’appui dans la démarche des étudiants pour l’obtention du soutien financier nécessaire à la poursuite des études, conseils pour la planification budgétaire et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Faculté des études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de services d'aide financière

Actif : 2 ans

Semi-actif : 4 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes et rapports d'activités récapitulatifs et les statistiques témoignant des services dispensés, de la participation des étudiants et de l'aide financière attribuée ou obtenue.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un étudiant en particulier, listes de candidatures, de boursiers, de bourses refusées, mesures d’appui dans la démarche des étudiants pour l’obtention du soutien financier nécessaire à la poursuite des études, conseils pour la planification budgétaire.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05132-Prêts, bourses et prix de l'UdeM

Documents relatifs à la gestion des programmes de prêts, bourses et prix accordés par l’UdeM.

Contenu : gestion des candidatures, fonctionnement du comité de sélection, liste et portraits des boursiers et récipiendaires, statistiques, correspondance, contrats de dépannage financier, politiques d’avances de crédit, d’aide financière aux études doctorales et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Faculté des études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de la gestion des programmes de prêts, bourses et prix de l'UdeM

Actif : 2 ans

Semi-actif : 4 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, les rapports, les statistiques, la liste des boursiers ainsi que les documents reflétant la politique d'octroi des prêts, bourses et prix de l'UdeM.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05133-Prêts, bourses et prix externes

Documents relatifs à la gestion des programmes de prêts, bourses et prix accordés par différents organismes externes (organismes gouvernementaux, organismes privés, entreprises, fondations et autres).

Contenu : listes de distribution, prêts et bourses non distribués, publicité, listes de demandes de bourses, avis d’acceptation, correspondance portant sur la transmission des chèques, listes de boursiers, listes de candidatures refusées, statistiques et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Faculté des études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de la gestion des programmes de prêts, bourses et prix externes

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les statistiques récapitulatives témoignant de l'attribution des prêts, bourses et prix d'organismes externes aux étudiants de l'UdeM, ainsi que les listes des boursiers (autres que celles des programmes de prêts et bourses gouvrenementaux) et des récipiendaires de prix.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05134-Dossiers individuels (aide financière)

Dossier regroupant des informations sur les étudiants qui formulent des demandes d’aide financière (prêts, bourses et prix) auprès de l’UdeM ou d’organismes externes (organismes gouvernementaux, organismes privés, entreprises, fondations et autres).

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, état de sa situation financière, sociale et familiale, dossier scolaire, lettres de recommandation, rapports des examinateurs, nature et conditions de l’aide apportée, modalités de remboursement, quittance et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de l'aide financière, Bureau des bourses d'études, Faculté des études supérieures et postdoctorales et autres unités responsables de services d'aide financière

Actif : 2 ans

Semi-actif : 4 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les dossiers de récipiendaires des bourses de prestige.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05140-Assurances

Documents relatifs à l’administration des programmes d’assurances collectives pour les étudiants (assurance médicale, dentaire, accident et autres).

Contenu : contrats et avenants, liste des assurés, renouvellement, facturation de primes, réclamations, correspondance et autres.
Détenteur(s) : Services aux étudiants

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un assuré en particulier, liste des assurés.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05150-Emploi

Documents relatifs à la gestion des services d’aide à la recherche d’emploi offerts aux étudiants et diplômés de l’UdeM.

Contenu : journées de consultation pour la vérification du curriculum vitae, conseils pour la préparation d’une entrevue de sélection, consultation des banques d’emplois disponibles, activités de recrutement d’entreprises, kiosques, conférences, rencontres d’information sur le placement, banque de curriculum vitae et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'aide à la recherche d'emploi

Actif : 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version. Conserver les CV 1 an.

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Jusqu'à la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant de l'utilisation des services d'aide à la recherche d'emploi par les étudiants.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance sociale, documents relatifs à un étudiant en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05160-Étudiants en situation de handicap

Documents relatifs aux services offerts aux étudiants en situation de handicap de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05161-Dossier de gestion (étudiants en situation de handicap)

Documents relatifs à la mise en place et à l’évolution des activités et services d’intégration des étudiants en situation de handicap : accessibilité des locaux, services d’interprétariat en langage des signes québécois (LSQ) et service d’interprétation orale (oraliste), organisation des ressources humaines (interprète, preneur de notes, accompagnateur) et matérielles (fauteuil roulant, adaptation des locaux, du mobilier, des laboratoires, des appareils d’aide : imprimante en braille, numériseur, télévisionneuse et autres), traduction de documents en braille, grossissement de caractères de documents (plans de cours, examens), interventions auprès des professeurs et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables de services aux étudiants en situation de handicap

Actif : 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus. Verser également des spécimens des documents adaptés (gros caractères, braille et autres).

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un étudiant en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05162-Dossiers individuels (étudiants en situation de handicap)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les étudiants en situation de handicap de l’UdeM.

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, correspondance, conditions particulières, détails sur les services requis et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables des services aux étudiants en situation de handicap

Actif : 3 ans après la fin du séjour d'études

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à la fin du séjour d'études, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05170-Étudiants internationaux et programmes d'échanges

Documents relatifs aux programmes d’échanges d’étudiants et aux services offerts par l’UdeM aux étudiants internationaux.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05171-Dossier de gestion (étudiants internationaux et programmes d'échanges)

Documents relatifs à l’établissement, à l’organisation et au suivi des programmes d’échanges d’étudiants et des services offerts par l’UdeM aux étudiants internationaux.

Contenu : protocoles d’entente et documentation sur les programmes d’échanges (objectifs et fonctionnement, liste des institutions participantes, noms et coordonnées des responsables), liste d’étudiants participant aux programmes d’échanges, contrôle des modalités de participation (inscription, aide, assurance, dépannage) et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Détenteur(s) : Direction des affaires internationales, Service aux étudiants et autres unités responsables du dossier

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un étudiant en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05172-Dossiers individuels (étudiants internationaux et programmes d'échanges)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les étudiants et stagiaires inscrits aux programmes d’échanges.

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, copie du dossier académique, correspondance (ambassades, organismes subventionnaires et autres), demandes d’aide financière ponctuelle (dépannage), état des avances de crédit, assurances, rapport de séjour d’études et autres.
Détenteur(s) : Direction des affaires internationales, Service aux étudiants et autres unités responsables du dossier

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

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