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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05200-Activités et associations étudiantes

Documents relatifs à la vie parascolaire des étudiants de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05210-Activités étudiantes

Documents relatifs à l’organisation d’activités favorisant la participation et la socialisation des étudiants de l’UdeM.

Contenu : activités d’échanges entre les étudiants d’un même programme d'études, activités d’accueil en début d'année académique, activités récréatives, création et consolidation d’un réseau de contacts avec le milieu professionnel, rencontres, causeries, conférences, compétitions interuniversitaires (académiques, scientifiques, artistiques, sportives et autres), bulletins et journaux, politique de reconnaissance de la participation étudiante (déclaration, rapport-synthèse, attribution de crédits de participation) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables d'activités étudiantes

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents de promotion et les rapports témoignant de la tenue des activités étudiantes ayant bénéficié du support de l'UdeM, de la participation des étudiants de l'UdeM aux compétitions interuniversitaires et des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité). Les bulletins et journaux étudiants ne sont pas conservés à titre d'archives institutionnelles mais, s'il y a lieu, dans les fonds d'archives privées des associations étudiantes les ayant produits.
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un étudiant en particulier, listes d'étudiants.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05220-Associations étudiantes

Documents relatifs aux associations, organisations et regroupements étudiants de l’UdeM.

Contenu : demande de reconnaissance ou d’accréditation, charte, composition des exécutifs, listes des membres, structure (liens avec des organisations similaires dans d’autres établissements universitaires) et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un étudiant en particulier, listes d'étudiants.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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