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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05300-Services sportifs

Documents relatifs aux services sportifs offerts aux étudiants et à la communauté environnante de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les cliniques de médecine sportive et de kinésiologie : 05710-Services de santé (Services professionnels)
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05310-Dossier de gestion (services sportifs)

Documents relatifs à la gestion des services sportifs offerts aux étudiants et à la communauté environnante de l’UdeM.

Contenu : promotion, recrutement et inscription des membres, planification et organisation des activités (libres ou dirigées, ligues sportives, programmes d’entraînement), exploitation (réservation, utilisation) des installations (gymnases, salles d’entraînement, piscines, plateaux sportifs, base de plein-air, terrains extérieurs et autres), du matériel et de l’équipement (réservation et prêt).

Renvoi(s)
Pour les dossiers individuels : 05320-Dossiers individuels (services sportifs)
Pour l’inventaire des installations sportives : 10110-Dossier de gestion (immeubles et terrains)

Classer par activités sportives
Principal
Détenteur(s) : CEPSUM

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les tableaux sommaires, listes partielles ou préliminaires et autres documents utilisés pour le suivi quotidien des activités peuvent être éliminés après la réalisation de l'activité ou la compilation des informations, le cas échéant (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, rapports d'activités, statistiques de participation et données établissant le profil des membres.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05320-Dossiers individuels (services sportifs)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services sportifs offerts par l’UdeM.

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, formulaires d’inscription, reçus de frais d’inscription, fiche d’évaluation de la condition physique, fiche de suivi d’entraînement, programme d’entraînement personnalisé et autres.
Principal
Détenteur(s) : CEPSUM

Actif : 3 ans après la dernière inscription au dossier

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à la santé, fiche d'évaluation de la condition physique.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05330-Sports d'excellence

Documents relatifs à l’organisation et au développement du programme des sports d’excellence : recrutement, entraînement, compétitions, promotion, commandites et autres.
Principal
Détenteur(s) : CEPSUM

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de la création, de la composition et des activités et réalisations importantes (notamment les prix remportés) des équipes sportives ou athlètes institutionnels.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier, évaluation de la condition physique des personnes.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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