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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05400-Services socioculturels

Documents relatifs aux services socioculturels offerts à la communauté universitaire (activités sociales et culturelles, projets communautaires, activités de bienfaisance et expositions).

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05410-Activités sociales et culturelles

Documents relatifs aux activités sociales et culturelles offertes à la communauté universitaire (activités de diffusion, éducatives et sociales, activités de groupes artistiques, culturels, scientifiques et autres), incluant les activités sociales des membres du personnel (fêtes, club social, chorale et autres).

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les services offerts aux diplômés de l’UdeM : 05810-Services aux diplômés
Pour les services offerts aux retraités de l’UdeM : 05820-Services aux retraités
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05411-Dossier de gestion (activités sociales et culturelles)

Documents relatifs à la gestion des activités sociales et culturelles offertes à la communauté universitaire (activités de diffusion, éducatives et sociales, activités de groupes artistiques, culturels, scientifiques et autres), incluant les activités sociales des membres du personnel (fêtes, club social, chorale et autres).

Contenu : contrôle de l’inscription des usagers, planification et organisation des activités sociales et culturelles et autres.

Renvoi(s)
Pour les cérémonies officielles et les événements spéciaux de l'UdeM : 12500-Cérémonies officielles et événements spéciaux
Pour les dossiers individuels des participants : 05412-Dossiers individuels
Principal
Détenteur(s) : unité responsable d'activités sociales et culturelles

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents relatifs au contrôle des inscriptions (listes, cartes, billets d'entrée et autres) sont éliminés une fois la session terminée (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, la correspondance significative, les rapports d'activités et les statistiques témoignant de l'organisation et du contenu des activités socioculturelles.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05412-Dossiers individuels (activités sociales et culturelles)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les participants aux activités sociales et culturelles offertes par l'UdeM.

Contenu : renseignements généraux sur le participant, formulaires d’inscription, reçus de frais d’inscription et autres.

Renvoi(s)
Pour les dossiers de gestion des activités sociales et culturelles : 05411-Dossier de gestion
Principal
Détenteur(s) : unité responsable d'activités sociales et culturelles

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)


Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05420-Projets communautaires

Documents relatifs à l’organisation des activités de formation, de recherche et de consultation offertes à la communauté environnante de l’UdeM.

Contenu : correspondance, protocoles, contrats, ententes, programmes d’activités, publicité et marketing des activités, rapports et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables de projets communautaires

Actif : 2 ans après la fin du projet

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après la fin du projet, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives la correspondance, les programmes, les protocoles, les contrats, les ententes, les rapports et les statistiques décrivant les projets et témoignant des principales réalisations et de la participation obtenue.

Éliminer les documents de support (inscriptions, gestion financière et autres) (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05430-Activités de bienfaisance

Documents relatifs aux activités de bienfaisance impliquant l’UdeM et l’ensemble des membres de la communauté universitaire : collectes de fonds pour des oeuvres de charité, collectes de sang, souscriptions ou collectes (argent, vêtements et autres) pour les étudiants et les familles démunis (ex. : paniers de Noël) et autres.

Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables d'activités de bienfaisance

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives la correspondance significative et les rapports témoignant de la tenue des activités de bienfaisance impliquant l'UdeM et des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support liés à l'organisation matérielle des activités (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un bénéficiaire.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05440-Expositions

Documents relatifs à la préparation, à l’organisation et à la présentation des expositions physiques ou virtuelles réalisées ou reçues par l’UdeM ou ses unités.

Contenu : liste des oeuvres, texte didactique, correspondance, plans d’aménagement, reproductions des pièces exposées, contrats d’assurance, catalogues d’expositions, communiqués de presse, cartons d’invitation et autres.

Renvoi(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Pour les ressources documentaires (bibliothèques) : 11260-Diffusion et exploitation
Pour les ressources muséologiques : 11350-Diffusion et exploitation
Pour les fonds d’archives historiques : 11460-Diffusion et exploitation
Principal
Détenteur(s) : Centre d'exposition de l'UdeM et autres unités responsables d'expositions

Actif : 2 ans après la fin de l'exposition

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports et statistiques sur les expositions, le catalogue (incluant la liste et la reproduction des oeuvres), deux spécimens du carton d'invitation, deux affiches, les textes d'allocutions prononcées lors de l'ouverture de l'exposition, le contrat, le texte didactique, les communiqués de presse, la correspondance significative et la liste des documents de référence complémentaires à l'exposition. Verser également les fichiers numériques des expositions virtuelles.

Éliminer des autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : listes et coordonnées des invités.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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