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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05500-Droits des membres de la communauté

Documents relatifs aux droits des membres de la communauté universitaire.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05510-Dossier de gestion (droits des membres de la communauté)

Documents relatifs aux mécanismes d’application et de respect des règlements et politiques académiques, disciplinaires ou administratifs concernant les droits des membres de la communauté universitaire.

Contenu : modalités de règlement des plaintes, mécanismes de recours, interventions de l’ombudsman (protecteur universitaire) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de l'ombudsman, Bureau d'intervention en matière de harcèlement et autres unités responsables des droits des membres de la communauté universitaire

Actif : jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version (charte, politiques, mécanismes de recours et de règlement des plaintes)

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version (charte, politiques, mécanismes de recours et de règlement des plaintes), puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les versions officielles (et toutes les mises à jour) de la charte (ou déclaration) des droits d'un groupe de membres de la communauté universitaire, les rapports d'activités et statistiques témoignant des interventions et des recommandations générales de l'ombudsman (exempts de tout renseignement personnel).

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05520-Dossiers individuels (droits des membres de la communauté)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les membres de la communauté universitaire ayant formulé une plainte.

Contenu : correspondance, documents relatifs à la plainte formulée ainsi qu’à la décision rendue et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de l'ombudsman

Actif : 2 ans après la fermeture du dossier

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans après la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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