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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05600-Services auxiliaires

Documents relatifs aux services auxiliaires de l’UdeM (hébergement, services alimentaires, vestiaires, magasins, polycopie, carte d’identité, service de garde (CPE), stationnement).

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05610-Hébergement

Documents relatifs aux services d’hébergement offerts par l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05611-Dossier de gestion (hébergement)

Documents relatifs à la gestion des services d’hébergement offerts aux étudiants et autres clientèles de l’UdeM.

Contenu : politiques et règlements, banque de références sur les logements et chambres à louer, sous-louer ou à partager par les étudiants, résidences universitaires, rapports, statistiques et autres.

Principal
Détenteur(s) : Service des résidences et Bureau du logement hors campus

Actif : jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Conserver 3 ans les documents relatifs à la gestion des services accessoires offerts aux clients des résidences de l'UdeM (location de meubles et autres).
Tri par l'unité
Verser aux archives les politiques et règlements, l'inventaire des résidences dont l'UdeM est propriétaire ainsi que les rapports et statistiques témoignant de leur utilisation par les étudiants et autres clientèles.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un locataire en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05612-Dossiers individuels (hébergement)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services d’hébergement de l’UdeM.

Contenu : renseignement généraux sur l’usager, demande de location, formulaire de réservation, contrat de location ou renouvellement, contrat de service Internet, documents relatifs à la facturation et au paiement de la location et des services, demande de réparations diverses, correspondance échangée avec le locateur, avis de départ et autres.
Principal
Détenteur(s) : Service des résidences

Actif : 2 ans après la fermeture du dossier*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les demandes de location non retenues sont éliminées après 2 ans (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à la situation financière d'un locataire.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un locataire en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05620-Services alimentaires

Documents relatifs aux services alimentaires offerts à la communauté universitaire.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05621-Dossier de gestion (services alimentaires)

Documents relatifs à la gestion des services alimentaires offerts à la communauté universitaire (restauration, service de traiteur et boisson, distributeurs automatiques et autres).

Contenu : formulaires d’inventaire des ressources alimentaires, menus, recettes, organisation des repas et réceptions, rouleaux de caisses enregistreuses et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services alimentaires

Actif : 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les menus, recettes et documents reflétant l'organisation générale des services alimentaires ainsi que la mise en place de nouvelles pratiques (ex. : pratiques environnementales).

Éliminer les autres documents (documents financiers et autres) (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05622-Demandes de services

Documents relatifs aux demandes de services alimentaires de l’UdeM ou de ses unités.

Contenu : formulaire de commande, besoins particuliers, rapports de réceptions, correspondance et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services alimentaires

Actif : 2 ans ou tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans ou tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05630-Vestiaires

Documents relatifs aux services de location de vestiaires offerts aux membres de la communauté universitaire.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05631-Dossier de gestion (vestiaires)

Documents relatifs à la gestion des services de location de vestiaires offerts aux membres de la communauté universitaire.

Contenu : liste des vestiaires par pavillon, procédure d’ouverture des vestiaires dont l’utilisation n’est pas autorisée, procédure de distribution et contrôle des cadenas et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles, CEPSUM et autres unités offrant un service de location des vestiaires

Actif : jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05632-Dossiers individuels (vestiaires)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers bénéficiant des services de location de vestiaires offerts par l’UdeM.

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, demande de location, formulaire de location de vestiaire, formulaire d’emprunt de cadenas et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles, CEPSUM et autres unités offrant un service de location de vestiaire

Actif : 3 ans après la fermeture du dossier

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05640-Magasins

Documents relatifs à la gestion des magasins de l’UdeM (librairies, magasin dentaire et autres).

Contenu : inventaires, commandes, rouleaux des caisses enregistreuses et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un usager en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05650-Impression (reprographie)

Documents relatifs à la gestion des services de reprographie de l’UdeM.

Contenu : réquisitions de photocopie, réquisitions internes de travaux d’imprimerie, facturation interne et externe, contrôle d’utilisation et de dépôt d’argent des photocopieurs payants, rapports de service et autres.

Renvoi(s)
Pour la gestion des appareils et équipements de reprographie : 10200-Mobiliers et équipements
Principal
Détenteur(s) : service d'impression

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents sans incidence financière (ex. : réquisitions) doivent être éliminés après 2 ans (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un usager en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05660-Carte d'identité

Documents relatifs à l’émission et à la gestion des cartes d’identité des étudiants et du personnel de l’UdeM.

Contenu : correspondance, listes des détenteurs d’une carte et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05670-Service de garde (CPE)

Documents relatifs à la gestion des services de garde offerts par l’UdeM.

Contenu : correspondance, documents financiers, mémoires, rapports d’études, contrats, rapports annuels, journaux internes, inscriptions, débats, documentation et autres.

Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05680-Stationnement

Documents relatifs à la gestion des stationnements de l’UdeM (exploitation, aménagement, entretien, réparation).

Contenu : permis de stationnement, reçus de vignette de stationnement, billets de stationnement (fournissant les heures d’arrivée et de départ des véhicules), relevés journaliers de stationnement, listes de clients, listes des retenues salariales, demandes de remboursement, déclaration pour perte ou vol du permis de stationnement, réquisitions et factures de remorquage des véhicules en infraction et autres.
Principal
Détenteur(s) : Stationnement

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un usager en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

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