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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05700-Services professionnels

Documents relatifs aux unités de l’UdeM dispensant des services professionnels.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05710-Services de santé

Documents relatifs aux services de santé offerts aux étudiants, au personnel et à la communauté environnante de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les services vétérinaires offerts par l’UdeM : 05740-Services vétérinaires
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05711-Dossier de gestion (services de santé)

Documents relatifs à la gestion des services de santé offerts aux étudiants, au personnel et à la communauté environnante de l’UdeM : planification et organisation des services de santé (activités de prévention et de dépistage, cliniques (médecine, médecine dentaire, optométrie, nutrition, kinésiologie, médecine sportive, orthophonie et audiologie et autres) et des services d’aide et d’information psychologique (kiosques d’information, ateliers et consultations individuelles ou de groupe).

Renvoi(s)
Pour les dossiers individuels : 05712-Dossiers individuels (services de santé)
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de services de santé

Actif : 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 8 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un patient en particulier.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05712-Dossiers individuels (services de santé)*

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services de santé offerts par l’UdeM (cliniques de médecine, de médecine dentaire, d’optométrie, de nutrition, de kinésiologie, de médecine sportive, d’orthophonie et audiologie et autres).

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, histoire de cas, examen, diagnostic, soins prescrits, rapports d’évolution et autres.

* Pour les dossiers individuels du Centre de santé et de consultation psychologique, voir la ligne suivante.

Renvoi(s)
Pour les usagers des cliniques de médecine vétérinaire : 05742-Dossiers individuels (services vétérinaires)
Pour les usagers de services sportifs ne faisant l'objet d'aucun traitement médical : 05320-Dossiers individuels (services sportifs)
Principal
Détenteur(s) : professionnels de chaque clinique excepté ceux du Centre de santé et de consultation psychologique

Actif : conserver dans le bureau du professionnel 2 ans après la dernière inscription au dossier.

Semi-actif : conserver les dossiers pour un minimum de 5 ans, excepté les dossiers individuels de médecine dentaire, qui sont conservés 18 ans. Pour toutes les cliniques, le dossier du client âgé de moins de 18 ans est conservé pour un minimum de 5 ans à compter de la date de la majorité.

Inactif : tri par la DGDA

Tri par la DGDA
Conserver toute pièce identifiée selon les modalités prévues au mandat donné par le professionnel à la DGDA. Dans le cas où il n'existe pas de mandat ou qu'il est impossible d'en obtenir un du professionnel, éliminer les documents.

Pour les clients de médecine dentaire, conserver intégralement les dossiers créés avant 1967. À partir de 1967, conserver un échantillon aléatoire de 10 % des dossiers.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05712-Dossiers individuels (services de santé)

Centre de santé et de consultation psychologique
Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des cliniques du Centre de santé et de consultation psychologique de l'UdeM.

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, histoire de cas, examen, diagnostic, soins prescrits, rapports d’évolution et autres.

Renvoi(s)
Pour les usagers des cliniques de médecine vétérinaire : 05742-Dossiers individuels (services vétérinaires)
Pour les usagers de services sportifs ne faisant l'objet d'aucun traitement médical : 05320-Dossiers individuels (services sportifs)
Principal
Détenteur(s) : professionnels de chaque clinique du Centre de santé et de consultation psychologique

Actif : conserver dans le bureau du professionnel 2 ans après la dernière inscription au dossier.*

Semi-actif : conserver les dossiers pour un minimum de 5 ans. Le dossier du client âgé de moins de 18 ans est conservé pour un minimum de 5 ans à compter de la date de la majorité. Les dossiers contenant des rapports d'anatomopathologie sont conservés 10 ans et les fichiers de vaccination, 100 ans.

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05712-Dossiers individuels (services de santé)

Résultat d'analyses de laboratoire
Principal
Détenteur(s) : Centre de santé et de consultation psychologique

Actif : 6 mois

Semi-actif : 1 an et demi

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05720-Consultation en orientation scolaire et professionnelle

Documents relatifs aux activités et aux services d’orientation et d’information scolaire et professionnelle offerts aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05721-Dossier de gestion (orientation scolaire et professionnelle)

Documents relatifs à l’organisation et au suivi des activités et services d’orientation (cliniques d’orientation, tests psychométriques) et d’information scolaire et professionnelle (précision des objectifs de formation, recherches, consultations et ateliers sur les métiers, professions, programmes d’études et autres) offerts aux étudiants de l’UdeM.

Renvoi(s)
Pour les dossiers individuels : 05722-Dossiers individuels (orientation scolaire et professionnelle)
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'orientation scolaire et professionnelle

Actif : 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives un exemplaire complet de chacun des tests psychométriques (document à compléter par l'étudiant, protocole d'administration et de correction du test). Verser aussi les rapports d'activités et les statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation des étudiants et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05722-Dossiers individuels (orientation scolaire et professionnelle)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services d’orientation et d’information scolaire et professionnelle offerts aux étudiants de l’UdeM.

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, résumé et notes d’entrevues, notes d’évaluation, questionnaire et test pour diagnostic, rapports du conseiller d’orientation et autres.
Principal
Détenteur(s) : Services aux étudiants et autres unités responsables de services d'orientation scolaire et professionnelle

Actif : 5 ans après la dernière intervention ou consultation

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05730-Consultation juridique

Documents relatifs aux services de consultation juridique offerts aux membres de la communauté universitaire.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05731-Dossier de gestion (consultation juridique)

Documents relatifs à la gestion des services de consultation juridique offerts aux membres de la communauté universitaire.

Contenu : planification et organisation des services de consultation juridique (cliniques juridiques), des services d’aide et d’information juridiques (kiosques, ateliers et consultations individuelles ou de groupe).

Renvoi(s)
Pour les dossiers individuels : 05732-Dossiers individuels (consultation juridique)
Principal
Détenteur(s) : Faculté de droit - Clinique juridique

Actif : 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 8 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les autres documents (documents financiers, demandes de services et autres) (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

05732-Dossiers individuels (consultation juridique)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers des services de consultation juridique offerts aux membres de la communauté universitaire (cliniques juridiques).

Contenu : renseignements généraux sur l’usager, résumé des consultations, correspondance de nature juridique, conseils, références, modalités de règlement du dossier et autres.
Principal
Détenteur(s) : Faculté de droit - Clinique juridique

Actif : jusqu'à la fin de l'année académique

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

05740-Services vétérinaires

Documents relatifs aux services vétérinaires offerts par l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05741-Dossier de gestion (services vétérinaires)

Documents relatifs à la planification, l’organisation et la gestion des services vétérinaires offerts par l'UdeM (cliniques, centre hospitalier universitaire vétérinaire, activités de prévention, kiosques d’information et autres).

Renvoi(s)
Pour les dossiers individuels : 05742-Dossiers individuels (services vétérinaires), voir ligne suivante.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de services vétérinaires

Actif : 2 ans après la tenue de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 8 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de l'activité ou le remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les programmes, rapports d'activités et statistiques témoignant des services dispensés, des activités organisées, de la participation de la clientèle et de l'évaluation des résultats obtenus.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personnne en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05742-Dossiers individuels (services vétérinaires)

Dossier regroupant l’ensemble des informations sur les usagers (propriétaires des animaux) des services vétérinaires offerts par l’UdeM et sur les animaux recevant les soins.

Contenu : renseignements généraux sur l’usager et son animal, histoire de cas, examen, diagnostic, soins prescrits, rapports d’évolution et autres.
Détenteur(s) : Faculté de médecine vétérinaire

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

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