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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

05800-Services aux diplômés et aux retraités

Documents relatifs aux services offerts aux diplômés et aux retraités de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05810-Services aux diplômés

Documents relatifs aux services offerts aux diplômés de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05811-Dossier de gestion (services aux diplômés)

Documents relatifs à l’identification des diplômés et aux relations entretenues par l’UdeM avec ses diplômés.

Contenu : listes et registres des diplômés, rapports et statistiques sur les diplômés, dossiers des associations de diplômés (associations sectorielles ou de programmation) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau du développement et des relations avec les diplômés et autres unités responsables des relations avec les diplômés

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les registres cumulatifs de diplômés (ou l'équivalent) et les documents témoignant de la création, de la reconnaissance et des réalisations des associations et regroupements de diplômés de l'UdeM.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un diplômé en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05812-Activités des diplômés

Documents relatifs à l’organisation d’activités et de services favorisant le maintien de l’implication, la participation et la socialisation des diplômés de l’UdeM.

Contenu : services offerts aux diplômés (bibliothèque, Internet, cours, séminaires, cartes de crédit, assurances et autres), activités d'échanges entre les diplômés et étudiants d’un même programme d’études, activités récréatives, retrouvailles, causeries, conférences, bulletins et journaux des diplômés, implication des diplômés dans les comités, les campagnes de souscription institutionnelles et autres.

Remarque(s)
Les documents d'une association de diplômés, lorsqu'elle n'est pas rattachée administrativement à l’UdeM, sont considérés comme des documents privés qui doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont pas couverts par les présentes règles de gestion. S'il y a lieu, ces documents sont conservés dans les fonds d'archives privées des associations les ayant produits.

Principal
Détenteur(s) : Bureau du développement et des relations avec les diplômés et autres unités responsables des activités des diplômés

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents de promotion, publications et rapports témoignant de la tenue des activités impliquant des diplômés et de la nature des services offerts par l'UdeM.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un diplômé en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

05820-Services aux retraités

Documents relatifs aux services offerts aux retraités de l’UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

05821-Dossier de gestion (services aux retraités)

Documents relatifs à l’identification des retraités et aux relations entretenues par l’UdeM avec ses retraités.

Contenu : listes et registres des retraités, rapports et statistiques sur les retraités et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un retraité en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

05822-Activités des retraités

Documents relatifs à l’organisation d’activités et de services favorisant le maintien de l’implication, la participation et la socialisation des retraités de l’UdeM.

Contenu : services offerts aux retraités (bibliothèque, Internet, cours, séminaires, cartes de crédit, assurances et autres), activités d’échanges entre les retraités, activités récréatives, retrouvailles, causeries, conférences, bulletins et journaux des retraités, implication dans les comités, les campagnes de souscription institutionnelles et autres.

Remarque(s)
Les documents d'une association de retraités sont considérés comme des documents privés qui doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont pas couverts par les présentes règles de gestion. S'il y a lieu, ces documents sont conservés dans les fonds d'archives privées des associations les ayant produits.

Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un retraité en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

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