Rechercher dans :

Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

06100-Documents constitutifs et réglementaires

Documents relatifs à l’histoire et à la constitution de l'UdeM et documents réglementaires.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

06110-Historique

Documents relatifs à la création, à l’évolution historique (croissance, orientation) de l'UdeM et de ses unités. Ces documents peuvent témoigner de façon générale de l’histoire de l’UdeM ou de différents événements spécifiques ayant marqué son développement (célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d’une plaque ou d’un monument et autres).

Contenu : textes, notes manuscrites, chronologies, publications, photographies, documents multimédias, productions audiovisuelles et divers documents relatant, en tout ou en partie, l’histoire de l'UdeM, de ses unités et de ses membres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'histoire de l'UdeM ou de ses unités.

Éliminer les notes et documents de travail (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

06120-Charte, statuts, lettres patentes

Documents officiels faisant preuve de la constitution de l'UdeM (ou témoignant des modifications apportées à ses statuts) et qui en précisent les droits, privilèges et obligations. Concerne également toutes les modifications apportées aux documents constitutifs de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : Secrétariat général

Actif : jusqu'à l'adoption par les autorités compétentes. Verser aux archives dès l'adoption.

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : modifications projetées à la Charte, aux statuts ou aux lettres patentes (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

Cadenas_vert

Versions en vigueur : consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

06130-Règlements et politiques

Documents regroupant l’ensemble des règles qui gouvernent l’organisation et le fonctionnement de l'UdeM.

Contenu : règlements et politiques généraux (touchant les activités administratives et académiques de l’ensemble de l'UdeM) et règlements et politiques spécifiques (touchant les activités administratives et académiques des diverses unités).

Remarque(s)
Pour les directives et procédures : U01-Directives et procédures
Principal
Détenteur(s) : Secrétariat général et autres unités responsables

Actif : jusqu'à l'adoption par les autorités compétentes. Verser aux archives un exemplaire de la version finale dès l'adoption.

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les dossiers d'élaboration, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U07-Document de travail.
Verser aux archives Cadenas_vert

Versions en cours d'élaboration ou de révision : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Versions en vigueur : consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

Haut de page

© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives