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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

06200-Administration de l'Université

Documents relatifs à l’administration générale de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour l’administration de votre unité : 06400-Administration de votre unité
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

06210-Administration générale

Documents relatifs à l’administration générale de l'UdeM.

Contenu : énoncés de mission et de valeurs, analyse des processus administratifs, élaboration de programmes visant l’atteinte optimale de performances, documents d’orientation et de fonctionnement général et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir


Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : analyse des processus, élaboration de programmes visant l'atteinte de la performance, versions préliminaires des documents d'orientation (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Versions en vigueur : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06220-Planification administrative

Documents de base établissant les priorités et les orientations de l'UdeM.

Contenu : plan directeur annuel, triennal, quinquennal, planification des objectifs généraux et spécifiques de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la planification

Actif : 1 an après la fin de la période couverte par le document de planification

Semi-actif : 1 an ou période équivalente à la période couverte par le document de planification

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an après la fin de la période couverte par le document de planification, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les versions finales des plans, les documents récapitulatifs établissant les objectifs généraux et spécifiques des unités de l'UdeM ainsi que les études complétant ces documents.

Éliminer les dossiers d'élaboration (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : versions en cours d'élaboration ou de révision (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Versions en vigueur : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06230-Organisation administrative

Documents relatifs à la définition et à l’évolution des mandats et de la structure administrative de l'UdeM (répartition des mandats et gestion de l’organigramme).

Contenu : identification des unités, sous-unités, fonctions, types et nombre de postes et liens hiérarchiques. Contient également des rapports, études et analyses organisationnelles ou structurelles (réévaluation des mandats, restructurations, création, fermeture et fusion d’unités administratives et autres).

Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les versions officielles des mandats et des organigrammes et les versions finales des analyses et des rapports témoignant de l'évolution des responsabilités administratives, de l'organisation du travail et de la structure de l'UdeM ou de ses unités.

Éliminer les ébauches et projets d'organigrammes non adoptés (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : rapports, études et analyses organisationnelles ou structurelles (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06240-Évaluation administrative

Documents relatifs à une évaluation des activités administratives de l'UdeM, incluant la gestion des risques ainsi que les vérifications internes et externes.

Contenu : programmes, mandats et procédures d’évaluation ou de vérification, correspondance, comparaison avec d’autres établissements, consultation auprès de groupes ciblés, rapport d’évaluation et autres.

Renvoi(s)
Pour la vérification financière : 09600-Vérification financière
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'évaluation

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de l'évaluation ou de l'intervention, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports et documents récapitulatifs témoignant des objectifs, du déroulement et des résultats de l'évaluation, de la consultation ou de l'intervention (rapports d'auto-évaluation, rapport d'enquête, commentaires des clients, rapport final et correspondance significative).

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06250-Continuité des activités

Documents relatifs à la mise en place du programme de gestion des événements ayant un impact sur les ressources humaines, financières et matérielles de l'UdeM et aux moyens employés pour assurer la continuité des activités en cas de situations de crise.

Contenu : structure de coordination, plan de contingence, plan de continuité et autres.

Renvoi(s)
Pour la sécurité et les situations d’intervention : 10300-Sécurité
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06260-Conflits d'intérêts

Sans démonstration de situation de conflit d'intérêt
Documents relatifs à l’application de la réglementation sur les conflits d’intérêts à l’intention du personnel de l'UdeM.

Contenu : formulaires, rapports de données factuelles, rapport faisant mention des liens du personnel avec des entreprises qui traitent ou sont susceptibles de traiter avec l'UdeM, documents faisant état des modalités des traitements des déclarations (mesures à prendre pour les cas de conflits d’intérêts confirmés, suivi effectué) et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier de divulgation relative aux situations de conflits d'intérêts

Actif : 2 ans

Semi-actif : 10 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer
(voir la colonne Sécurité)
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06260-Conflits d'intérêts

Situation possible de conflit d'intérêt
Documents relatifs à l’application de la réglementation sur les conflits d’intérêts à l’intention du personnel de l'UdeM.

Contenu : formulaires, rapports de données factuelles, rapport faisant mention des liens du personnel avec des entreprises qui traitent ou sont susceptibles de traiter avec l'UdeM, documents faisant état des modalités des traitements des déclarations (mesures à prendre pour les cas de conflits d’intérêts confirmés, suivi effectué) et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier de divulgation relative aux situations de conflits d'intérêts

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier

Semi-actif : 20 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06260-Conflits d'intérêts

Situation de conflit d'intérêt confirmé
Documents relatifs à l’application de la réglementation sur les conflits d’intérêts à l’intention du personnel de l'UdeM.

Contenu : formulaires, rapports de données factuelles, rapport faisant mention des liens du personnel avec des entreprises qui traitent ou sont susceptibles de traiter avec l'UdeM, documents faisant état des modalités des traitements des déclarations (mesures à prendre pour les cas de conflits d’intérêts confirmés, suivi effectué) et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier de divulgation relative aux situations de conflits d'intérêts

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier

Semi-actif : 20 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

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