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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

06300-Affaires juridiques

Documents relatifs aux affaires juridiques de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

06310-Législation

Loi, décret et réglementation gouvernementale ayant un impact ou une incidence sur le fonctionnement général ou les activités spécifiques de l'UdeM ou de ses unités. Concerne également les prises de position, études, analyses et interprétations réalisées par l'UdeM ou ses unités au sujet de ces lois et règlements.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les lois, décrets et règlements touchant spécifiquement l'UdeM ou ses activités. Verser également les prises de position, études, analyses et interprétations réalisées par l'UdeM ou ses unités au sujet de ces lois et règlements.

Éliminer les lois, décrets et règlements généraux s'adressant à l'ensemble des organisations (ex. : Loi sur les normes du travail) et la documentation afférente (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : prises de position, études et interprétations réalisées par l'Université ou ses unités au sujet des lois et règlements (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

Remarque(s)
Les versions adoptées des lois, décrets et réglementations gouvernementaux ne sont pas assujetties à ces restrictions.

06320-Avis juridiques

Documents renfermant les opinions et avis juridiques relatifs à la conduite des affaires de l'UdeM (interprétation des lois, règlements, contrats et autres). Les dossiers d’avis juridiques contiennent l’opinion du conseiller juridique, sa recherche sur le sujet demandé, de la correspondance, différents textes de lois, des articles de lois sur le sujet discuté et autres.
Principal
Détenteur(s) : Division des affaires juridiques

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier ou tant que l'avis juridique est en vigueur ou en application

Semi-actif : 5 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06330-Procédures judiciaires

Correspondance juridique et actes de procédure relatifs aux affaires traitées ou soumises à une cour de justice ou un tribunal administratif par ou contre l'UdeM.

Contenu : déclaration, sommation, mise en demeure, défense, poursuite, citation à comparaître, ordonnance, quittance, saisie de salaire, jugement et autres.
Principal
Détenteur(s) : Division des affaires juridiques et autres unités responsables de la procédure judiciaire

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement s'il y a lieu)

Semi-actif : 10 ans (procédures intentées à partir du 1er janvier 1994) ou 30 ans (procédures intentées avant le 31 décembre 1993)

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents relatifs aux actions judiciaires ayant une incidence importante sur la vie universitaire, les relations avec la clientèle ou les activités de l'UdeM : procédures, pièces produites à la cour, transcriptions sténographiques de témoignages hors cour, mémoires, plaidoiries, transactions, quittances et jugements.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06340-Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Documents relatifs à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

06341-Dossier de gestion (accès à l'information et protection des renseignements personnels)

Documents relatifs à la gestion générale de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06342-Demande d'accès à des documents publics et à des renseignements personnels

Documents relatifs aux demandes d’accès aux documents publics de l'UdeM et aux demandes de renseignements personnels détenus par l'UdeM, conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Contenu : demande d’accès, de communication, de rectification ou de révision, avis de réception, réponse du responsable de l’accès aux documents et autres.
Principal
Détenteur(s) : Secrétariat général

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier (jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel, ou jusqu'à l'exécution du jugement s'il y a lieu)

Semi-actif : 10 ans (ou 30 ans pour les demandes datées d'avant le 31 décembre 1993, ayant fait l'objet d'une révision devant la Commission d'accès à l'information)

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les décisions de la Commission d'accès à l'information concernant spécifiquement l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06343-Gestion des fichiers de renseignements personnels

Documents relatifs à la gestion des fichiers de renseignements personnels détenus par l'UdeM.

Contenu : inventaire des fichiers de renseignements personnels, entente entre organismes publics pour la transmission de renseignements personnels, autorisation de la Commission d’accès à l’information, registre de consultation des fichiers de renseignements personnels, bris de confidentialité et autres.

* Pour le formulaire d'engagement de confidentialité applicable aux renseignements personnels, voir ligne suivante.
Principal
Détenteur(s) : Secrétariat général

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 10 ans après la fin de l'utilisation du fichier (ou le remplacement des documents par une nouvelle version)

Inactif : tri par la DGDA

Tri par la DGDA
Verser aux archives les ententes entre organismes publics pour la transmission de renseignements personnels et les autorisations de la Commission d'accès à l'information.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : bris de confidentialité, aide-conseil aux unités concernant la gestion des renseignements personnels, versions préliminaires des inventaires de fichiers de renseignements personnels.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

06343-Gestion des fichiers de renseignements personnels

Formulaire d'engagement de confidentialité applicable aux renseignements personnels
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : 2 ans

Semi-actif : 8 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06350-Documents juridiques

Documents relatifs à des questions de nature juridique et documents légaux.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

06351-Contrats et ententes

Documents légaux confirmant une entente entre l'UdeM et une personne physique ou morale.

Renvoi(s)
Voir aussi la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes
Pour les contrats ou subventions de recherche : 03510-Contrats et subventions
Pour les autorisations de signature des contrats et ententes : 06450-Délégation de pouvoirs
Pour les contrats d’embauche des employés : 08220-Embauche ou 08300-Dossiers individuels – Personnel
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du contrat

Actif : jusqu'à la signature du contrat, de l'entente ou de la convention. N.B. : Envoyer l'original du contrat à la DGDA dès la signature.

Semi-actif : tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à remplacement par une nouvelle version*

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les contrats et ententes sont numérisés à des fins de sécurité.
Verser aux archives
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06352-Brevets d'invention

Documents relatifs aux brevets d’invention dont les droits appartiennent à l'UdeM. Concerne également les documents antérieurs à la demande de brevet.
Principal
Détenteur(s) : Bureau Recherche - Développement - Valorisation et autres unités responsables du brevet

Actif : jusqu'à la signature du brevet

Semi-actif : 20 ans à compter de la date du dépôt de la demande de brevet (demande effectuée à partir du 1er octobre 1989) ou 17 ans à compter de la date du brevet (demande effectuée avant le 1er octobre 1989)*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la signature du brevet, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les brevets d'invention sont numérisés à des fins de sécurité.
Tri par la DGDA
Verser aux archives le certificat de brevet d'invention et les documents antérieurs à la demande de brevet.

Éliminer la correspondance reliée à la demande et à l'émission du certificat (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06353-Enregistrements de dessins industriels

Documents établissant la propriété juridique d’un dessin industriel au nom de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'enregistrement

Actif : jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement

Semi-actif : 10 ans après le dernier renouvellement d'enregistrement*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les enregistrements de dessins industriels sont numérisés à des fins de sécurité.
Tri par la DGDA
Verser aux archives le certificat de dessin industriel.

Éliminer la correspondance reliée à la demande et à l'émission du certificat (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06354-Marques de commerces

Documents établissant la propriété juridique d’une marque de commerce au nom de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la marque de commerce

Actif : jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement de la marque de commerce

Semi-actif : 15 ans après le dernier renouvellement d'enregistrement*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à l'obtention du certificat d'enregistrement de la marque de commerce, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les marques de commerce sont numérisées à des fins de sécurité.
Tri par la DGDA
Verser aux archives le certificat de marque de commerce.

Éliminer la correspondance reliée à la demande et à l'émission du certificat (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06355-Licences et permis

Documents relatifs aux licences et permis gouvernementaux nécessaires à la conduite des affaires de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la licence ou du permis

Actif : tant que la licence ou le permis est en vigueur

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que la licence ou le permis est en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents représentatifs des activités importantes de l'UdeM (ex. : permis de construction d'un édifice).

Éliminer les documents émis dans le cadre d'activités très spécifiques (ex. : permis d'alcool pour une réception) (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

06360-Droit d'auteur

Documents relatifs au droit d’auteur sur des oeuvres produites ou acquises par l'UdeM. Concerne également les documents comportant une cession, une licence ou une autorisation relative au droit d’auteur au nom de l’UdeM pour un manuscrit, un logiciel, une photographie ou un enregistrement sonore ou vidéo.

Renvoi(s)
Pour la propriété intellectuelle dans le domaine de la recherche : voir 03310-Gestion de l’éthique
Principal
Détenteur(s) : unité responsable

Actif : jusqu'à la signature de la cession, licence ou autorisation

Semi-actif : 50 ans après le décès de l'auteur*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que la cession, la licence ou l'autorisation est en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les cessions, licences ou autorisations sont numérisées à des fins de sécurité.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents officiels relatifs au droit d'auteur sur des oeuvres produites ou acquises par l'UdeM.

Éliminer les documents comportant une cession, une licence ou une autorisation relative au droit d'auteur au nom de l'UdeM pour l'utilisation d'une oeuvre (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

06370-Dépôt légal

Documents relatifs à la déclaration de dépôt légal des documents publiés par l'UdeM auprès de Bibliothèque et Archives Canada et de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Concerne également les documents relatifs au dépôt légal des publications, affiches, brochures, cartes et plans, documents électroniques, enregistrements sonores, estampes, revues, logiciels, microformes, partitions musicales et journaux publiés par l'UdeM ou ses unités.

Contenu : correspondance, formulaires administratifs, certificat de dépôt légal.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la déclaration de dépôt légal

Actif : 1 an

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives le certificat de dépôt légal.

Éliminer la correspondance reliée au processus de dépôt légal (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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