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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

06400-Administration de votre unité

Documents relatifs à l’administration générale de votre unité.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

06410-Administration générale

Dossier de gestion contenant des documents relatifs à l’administration générale de votre unité.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06420-Planification administrative

Documents de base établissant les priorités et les orientations de votre unité.

Contenu : plan directeur annuel, triennal, quinquennal, planification des objectifs généraux et spécifiques.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la planification

Actif : 1 an après la fin de la période couverte par le document de planification

Semi-actif : 1 an ou période équivalente à la période couverte par le document de planification

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an après la fin de la période couverte par le document de planification, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les versions finales des plans, les documents récapitulatifs établissant les objectifs généraux et spécifiques des unités de l'UdeM ainsi que les études complétant ces documents.

Éliminer les dossiers d'élaboration (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06430-Organisation administrative

Documents relatifs à la définition et à l’évolution des mandats et de la structure administrative de votre unité (répartition des mandats et gestion de l’organigramme : identification des sous-unités, fonctions, types et nombre de postes et liens hiérarchiques). Concerne également les rapports, études et analyses organisationnelles ou structurelles (réévaluation des mandats, restructurations, création, fermeture et fusion d’unités administratives et autres).
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les versions officielles des mandats et des organigrammes et les versions finales des analyses et des rapports témoignant de l'évolution des responsabilités administratives, de l'organisation du travail et de la structure de l'UdeM ou de ses unités.

Éliminer les ébauches et projets d'organigrammes non adoptés (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06440-Évaluation administrative

Documents relatifs à une évaluation ou une intervention en développement organisationnel dans votre unité.

Contenu : mandat et procédure d’évaluation ou d’intervention, correspondance, auto-évaluation de votre unité, enquête de satisfaction, comparaison avec d’autres établissements, consultation auprès de groupes ciblés, rapport d’évaluation et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'évaluation

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de l'évaluation ou de l'intervention, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports et documents récapitulatifs témoignant des objectifs, du déroulement et des résultats de l'évaluation, de la consultation ou de l'intervention (rapports d'auto-évaluation, rapport d'enquête, commentaires des clients, rapport final et correspondance significative).

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06450-Délégation de pouvoirs

Documents inhérents à la répartition et la délégation des pouvoirs. Concerne également les délégations financières et autorisations de signature (attestations identifiant les personnes déléguées pour la signature de certains documents).
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la délégation de pouvoirs

Actif : 1 an après la fin de la délégation

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an après la fin de la délégation, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Les délégations approuvées par les instances décisionnelles de l'UdeM sont conservées avec les documents de ces instances.
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06460-Services aux clientèles

Documents relatifs à la définition, la répartition, l'évaluation et la révision des services à la clientèle dispensés par votre unité.

Contenu : liste et description des services, identification des besoins des clientèles visées, statistiques d'utilisation des services et autres.

Renvoi(s)
Pour la clientèle utilisatrice des ressources documentaires et des collections de l'UdeM : 11270-Usagers (Ressources documentaires - bibliothèques), 11360-Usagers (Ressources muséologiques), 11470-Usagers (Fonds d’archives historiques)
Pour la clientèle utilisatrice des ressources audiovisuelles et photographiques de l'UdeM : 11530-Usagers (Audiovisuel et multimédia)
Pour la clientèle utilisatrice des ressources informatiques de l'UdeM : 11630-Usagers (Informatique)
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du service à la clientèle

Actif : jusqu'à la prochaine évaluation ou redéfinition des services dispensés par l'unité

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les études, rapports et analyses témoignant de façon significative des services dispensés par les unités.

Éliminer les documents de support (ébauches, versions préliminaires et autres) (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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