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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

06600-Relations externes

Documents de diverses natures reliés aux activités d’organismes externes entretenant des relations avec l'UdeM ou ses unités (représentation de l'UdeM dans des comités, activités conjointes ou autres) et ne pouvant être intégrés dans d’autres séries.

Contenu : correspondance, publications, rapports, procès-verbaux et tout document créé ou reçu dans le cadre de ces activités.

Renvoi(s)
Pour les publications externes : 06600-Relations externes - Publications externes
Pour les organismes affiliés : 01200-Affiliation
Pour les activités de coopération : 04000-Coopération
Pour les prêts, bourses et prix accordés aux étudiants de l'UdeM par des organismes externes : 05133-Prêts, bourses et prix externes
Pour les congrès, colloques, conférences organisés par des organismes externes : 12720-Événements externes
Pour les publications externes en tant que ressources documentaires : 11200-Ressources documentaires

Classer par nom d'organisme, par type d'organisme
Principal
Détenteur(s) : unité en relation avec un organisme externe

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Les documents d’un organisme dont fait partie un membre de l'UdeM à titre personnel doivent demeurer sous sa responsabilité et ne sont donc pas couverts par les présentes règles de gestion.
Tri par la DGDA
Verser aux archives la correspondance, les rapports et tout document témoignant d'échanges significatifs entre l'UdeM et un organisme externe. Verser également les documents préparés et présentés par un représentant de l'UdeM, témoignant de sa participation active ou reflétant les positions institutionnelles de l'UdeM.

Éliminer la documentation ou les documents accumulés à titre d'information qui ne portent pas la marque de la participation de l'UdeM (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité).

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

06600-Relations externes

Publications externes
Tout imprimé, extrait d'imprimé ou publication numérique d'origine extérieure à l'UdeM servant à des fins de référence.

Contenu : annuaire, bulletin, brochure, catalogue, circulaire, journaux, rapport, revue, volume et autres.
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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