Rechercher dans :

Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08100-Gestion des effectifs

Documents relatifs à la gestion des effectifs et des postes de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08110-Dossier de gestion (gestion des effectifs)

Documents relatifs à la planification, à l’inventaire, à l’évaluation et à la modification des effectifs et des postes de l'UdeM.

Contenu : étude, analyse, rapport et recommandations sur les besoins en personnel et sur l’état des postes (création, évaluation, classification, répartition, abolition et transfert de postes), plan d’effectifs, inventaire et structure des postes, plan d’embauche du personnel, liste de personnel, liste d’ancienneté et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et autres unités responsables de la gestion des effectifs

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les listes de personnel de la DRH, le plan d'effectifs officiel, le plan d'embauche spécifique à l'UdeM, le registre cumulatif des postes, les inventaires des postes ainsi que les rapports et études sur la création, état, modification, transfert et abolition de postes. Verser également les listes annuelles d'ancienneté des années 1 et 6 de chaque décennie.

Éliminer les autres listes de personnel, les listes périodiques non officielles, les rapports partiels et autres documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

08120-Descriptions de fonctions

Documents relatifs à la définition des fonctions et des tâches du personnel de l'UdeM.

Contenu : description de fonctions et de tâches, plans de travail, répartition des tâches administratives et d'enseignement, activités professionnelles extérieures et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité).
N.B. : Toutes les unités doivent verser aux archives les descriptions de fonctions antérieures à 1989.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les descriptions officielles de fonctions et de tâches du personnel de l'UdeM, les plans de travail ou les rapports témoignant de la répartition des tâches d'enseignement, des tâches autres que l'enseignement et des activités professionnelles extérieures.

Éliminer les documents de support (formulaires de travail, listes préliminaires et autres) (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un employé en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

Haut de page

© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives