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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08200-Dotation

Documents relatifs à la dotation du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08210-Recrutement

Documents relatifs aux concours de recrutement du personnel de l'UdeM.

Contenu : demande de personnel, description de fonctions, critères d’embauche et exigences de qualification, avis de poste vacant, dossier de dotation, offre d’emploi, annonce ou communiqué, affichage, offres de service et demandes d’emploi, curriculum vitae, convocations, guide d’évaluation, test et résultats, grille de sélection, résumé d’entrevue, rapport du comité de sélection, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour l'embauche spécifique du personnel : 08220-Embauche
Pour le processus d'attribution des charges de cours : 08230-Attribution des charges de cours

Classer par numéro de concours
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et autres unités responsables du recrutement

Actif : 1 an après la fin du concours ou jusqu'au règlement du dernier grief lié au processus de recrutement*

Semi-actif : 2 ans ou tant qu'une contestation du processus de recrutement est possible (selon les dispositions de la convention collective concernée). Les dossiers individuels d'embauche sont conservés 10 ans.

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an après la fin du concours ou jusqu'au règlement du dernier grief lié au processus de recrutement*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les offres de service sont éliminées après 1 an (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les offres d'emploi, critères d'embauche, dossiers de recrutement du personnel de direction (cadres) et enseignant régulier.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

08220-Embauche

Documents nécessaires à la réalisation du processus d’embauche ou de nomination du personnel de l'UdeM.

Contenu : procédure et statistiques d’embauche du personnel, normes appliquées pour négocier et fixer les conditions particulières d’embauche et les modalités d’intégration du nouveau personnel, guide d’accueil et autres.

Renvoi(s)
Pour les contrats d’engagement classés au dossier de l’employé : 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif
Pour le recrutement spécifique du personnel : 08210-Recrutement
Pour le processus d'attribution des charges de cours : 08230-Attribution des charges de cours
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et autres unités responsables de l'embauche

Actif : jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version ou jusqu'à la fin d'un processus de nomination spécifique

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version ou jusqu'à la fin d'un processus de nomination spécifique, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives le bilan cumulatif des engagements, les procédures, les normes et les guides d'accueil destinés aux différentes catégories de personnel. Verser également les documents témoignant du processus de nomination des cadres supérieurs (les dossiers d'élection font l'objet d'une règle de gestion distincte).

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

08230-Attribution des charges de cours

Documents relatifs à l’attribution des charges de cours pour une session donnée (chargé de cours, chargé de clinique, chargé de formation pratique, chargé de formation clinique et superviseur de stages).

Contenu : formulaires de candidatures, listes d’éligibilité aux charges de cours, affichage des cours, attribution des cours, listes de pointage, exigences de qualification, état de la charge de cours, listes des cours annulés ou soustraits à l’affichage, listes et documents de contrôle et autres.

Renvoi(s)
Pour les formulaires de candidatures qui ne sont pas classés dans le dossier d’attribution des charges de cours: 08210-Recrutement

Classer par session, par cours
Principal
Détenteur(s) : Bureau du personnel enseignant et autres unités responsables de l'attribution des charges de cours

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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