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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08300-Dossiers individuels - personnel

Dossier permettant de suivre la carrière du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour la formation du personnel: 08620-Dossiers individuels (Formation du personnel)
Pour la santé et sécurité au travail : 08732-Dossiers individuels (Santé et sécurité au travail)
Pour l’assurance salaire : 08832-Assurance salaire – Dossiers individuels
Pour l’assurance vie : 08833-Assurance vie– Dossiers individuels
Pour l’assurance accident, maladie et médicaments : 08834-Assurance accident, maladie, médicaments – Dossiers individuels
Pour le régime de retraite : 08842-Dossiers individuels (Régime de retraite)
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08310-Dossiers individuels - personnel enseignant

Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM : professeur (adjoint, agrégé, titulaire), professeur sous octroi (adjoint, agrégé, titulaire), professeur émérite, professeur associé, professeur de formation pratique, professeur-chercheur, attaché de recherche, chercheur invité, professeur invité, chargé d'enseignement, professeur de clinique (adjoint, agrégé, titulaire), chargé d'enseignement clinique, responsable de formation professionnelle, responsable de formation clinique, responsable de cours de langue, chargé de cours, superviseur de stage, chargé de clinique, chargé de formation pratique, auxiliaire d'enseignement (étudiant), auxiliaire de recherche, assistant technique, conférencier, consultant, tuteur, conseiller pédagogique, auxiliaire non-étudiant (animateur, animateur de session, correcteur niveau 1 et 2, démonstrateur, moniteur, surveillant d'examen, superviseur de laboratoire).

Contenu : contrat d'engagement, curriculum vitae, attestations de diplômes et d'expérience, évolution du salaire et des avantages sociaux, activités professionnelles, activités de perfectionnement, évaluations, promotions, tâches, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour les dossiers de promotion des professeurs : 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion
Pour les dossiers du personnel administratif : 08320-Personnel administratif - Dossier individuel

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités, y compris la Direction des ressources humaines

Actif : 2 ans après le départ de l'employé, quel que soit le motif du départ

Semi-actif : 75 ans

Inactif : tri par la DGDA

Tri par la DGDA
Verser aux archives le dernier curriculum vitae ou la demande d'emploi, la carte d'identité (photographie), la formule "corps professoral" informatisée, l'état de services (s'il y a lieu) ayant trait aux anciens employés, l'évaluation de l'enseignement.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08310-Dossiers individuels - personnel enseignant

Dossier de promotion
Dossier regroupant les documents relatifs aux demandes de promotion de professeurs pour l'agrégation ou la titularisation.

Contenu : correspondance, demande adressée au recteur, formulaire de promotion, curriculum vitae, lois et règlements, diplôme-certificat, listes et procès-verbaux (extraits) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : jusqu'après l'annonce officielle de la promotion

Semi-actif : 5 ans*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, quel que soit le motif du départ, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents numérisés.

Éliminer les documents papier (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08320-Dossiers individuels - personnel administratif

Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel administratif de l'UdeM.

Contenu : demande d'emploi, curriculum vitae, contrat d'engagement, certificat de naissance, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, évolution du salaire et des avantages sociaux, activités de perfectionnement, évaluations, promotions, fiche synthèse d'emploi, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour les dossiers du personnel enseignant : 08310-Personnel enseignant - Dossier individuel.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : 2 ans après le départ de l'employé, quel que soit le motif du départ

Semi-actif : 75 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, quel que soit le motif du départ, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives la demande d'emploi, le curriculum vitae ou la fiche synthèse d'emploi.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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