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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08300-Dossiers individuels - personnel

Dossier permettant de suivre la carrière du personnel administratif et du personnel enseignant (incluant le personnel de recherche) de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour la formation du personnel: 08620-Dossiers individuels (Formation du personnel)
Pour la santé et sécurité au travail : 08732-Dossiers individuels (Santé et sécurité au travail)
Pour l’assurance salaire : 08832-Assurance salaire – Dossiers individuels
Pour l’assurance vie : 08833-Assurance vie– Dossiers individuels
Pour l’assurance accident, maladie et médicaments : 08834-Assurance accident, maladie, médicaments – Dossiers individuels
Pour le régime de retraite : 08842-Dossiers individuels (Régime de retraite)
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08310-Dossiers individuels - personnel enseignant

Volet administratif
Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel enseignant de l'UdeM (tous les types de personnels).

Contenu : demande d'emploi, curriculum vitae, contrat d'engagement, certificat de naissance, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, évolution du salaire et des avantages sociaux, activités de perfectionnement, évaluations, promotions, fiche synthèse d'emploi, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour les dossiers relatifs à la carrière des professeurs et des chercheurs : 08310-Personnel enseignant - Dossier individuel - volet carrière

Pour les dossiers de promotion des professeurs : 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion

Classer par matricule ou nom de l'employé

Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines ou unité d'embauche pour les auxiliaires d'enseignement, les chargés de cours et les fonctions assimilées

Actif : 2 ans après le départ de l'employé ou de la signature du contrat d'engagement (auxiliaires d'enseignement, chargés de cours et fonctions assimilées) *

Semi-actif : 10 ans pour le personnel n'ayant pas adhéré au RRUM. 75 ans ou 6 ans après le règlement de la succession consécutive au décès, selon la plus courte échéance, pour le personnel ayant adhéré au RRUM.

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Pour la DRH, conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).

Tri par la DGDA
Verser aux archives les dossiers des professeurs émérites.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
 

08310-Dossiers individuels - personnel enseignant

Professeur et chercheur - Dossier carrière
Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière des professeurs et des chercheurs.

Contenu : dossier d’engagement, curriculum vitae (mise a jour annuel et cumulatif), activités professionnelles, congés d'études, détachement, activités de perfectionnement, évaluations, tâches, nomination à des comités (interne ou externe), évaluation de l’enseignement, charge de travail (rayonnement et recherche, charges d’enseignement, obtention de chaire, tirés à part de publications de recherche, rapports d’activités, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour le volet administratif : 08310-Personnel enseignant - Dossier individuel - volet administratif

Pour les dossiers de promotion des professeurs : 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant - Dossier de promotion

Classer par matricule ou nom de l'employé

Principal
Détenteur(s) : écoles, départements, instituts et facultés non départementalisées

Actif : 2 ans après le départ de l'employé. Les dossiers de promotion et de renouvellement, les dossiers de congés d'études (à l’exception des rapports) et la charge d’enseignement peuvent être élagués tout au long de la carrière du professeur, selon les besoins de consultation de l'unité.

Semi-actif : 10 ans ou 1 an après le décès, selon la plus courte échéance, des documents suivants : dossier d'engagement, les CV (incluant les mises à jour), rapports de congés d'études (sabbatiques) et correspondance ou autres documents significatifs permettant de retracer la carrière du professeur. La pertinence de conserver les dossiers sera réévaluée avec l’unité détentrice aux 10 ans.

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Tri par la DGDA
Verser aux archives la dernière version du curriculum vitae consolidé (ou chacune de ses mises à jour le cas échéant) de chaque professeur ainsi que les dossiers intégraux des professeur émérites.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08310-Dossiers individuels - personnel enseignant

Professeur et chercheur - Dossier de promotion
Dossier regroupant les documents relatifs aux demandes de promotion de professeurs pour l'agrégation ou la titularisation.

Contenu : correspondance, demande adressée au recteur, formulaire de promotion, curriculum vitae, lois et règlements, diplôme-certificat, listes et procès-verbaux (extraits) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : jusqu'après l'annonce officielle de la promotion

Semi-actif : 5 ans*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents numérisés.

Éliminer les documents papier (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08320-Dossiers individuels - personnel administratif

Dossier regroupant les documents permettant de suivre la carrière du personnel administratif de l'UdeM.

Contenu : demande d'emploi, curriculum vitae, contrat d'engagement, certificat de naissance, attestations de diplômes et d'expérience, description de fonctions, évolution du salaire et des avantages sociaux, activités de perfectionnement, évaluations, promotions, fiche synthèse d'emploi, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour les dossiers du personnel enseignant : 08310-Personnel enseignant - Dossier individuel.

Classer par matricule ou nom de l'employé

Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : 2 ans après le départ de l'employé *

Semi-actif : 10 ans pour les dossiers du personnel n'ayant pas adhéré au RRUM. 75 ans ou 6 ans après le règlement de la succession consécutive au décès, selon la plus courte échéance, pour les dossiers du personnel ayant adhéré au RRUM.

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).

Éliminer (voir la colonne Sécurité.) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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