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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08500-Mouvement du personnel

Documents relatifs au contrôle des mouvements de personnel de l'UdeM : promotion, mutation, reclassification, rétrogradation, transfert d’employé, affectation temporaire, dégrèvement des professeurs, mise en disponibilité, cessation d’emploi, mise à pied, retraite.

Contenu : listes, formulaires de demande d’affectation et autres.

Renvoi(s)
Pour les dossiers de promotion des professeurs : 08500-Mouvement du personnel - Dossier de promotion
Pour les mouvements de personnel d’un employé spécifique : 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif

Classer par type de mouvement (affectation, mutation, promotion, cessation d'emploi)
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : 1 an

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance-sociale, salaire d'un employé, documents relatifs à un employé en particulier.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

08500-Mouvement du personnel

Dossier de promotion
Dossier regroupant les documents relatifs aux demandes de promotion de professeurs pour l'agrégation ou la titularisation.

Contenu : correspondance, demande adressée au recteur, formulaire de promotion, curriculum vitae, lois et règlements, diplôme-certificat, listes et procès-verbaux (extraits) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et Faculté des arts et sciences

Actif : jusqu'après l'annonce officielle de la promotion

Semi-actif : 5 ans*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après le départ de l'employé, quel que soit le motif du départ, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents numérisés.

Éliminer les documents papier (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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