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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08600-Formation du personnel

Documents relatifs à la formation et au perfectionnement du personnel de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08610-Dossier de gestion (formation du personnel)

Documents relatifs à l’administration des activités collectives ou individuelles de formation et de perfectionnement du personnel de l'UdeM. Concerne également les activités de préparation à la retraite.

Contenu : programme de perfectionnement (cours, atelier, stage, échange et autres), guides de formation, demandes de formation, critères d’évaluation des demandes, budgets, invitations à soumettre des projets, documentation, publicité et communiqués, liste des inscriptions, rapports d’activités et autres.

Classer par type de personnel, par session, par activité
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : demande de formation, évaluation de la demande, documents concernant le remboursement, listes d'inscription.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

08620-Dossiers individuels (formation du personnel)

Dossier regroupant les documents témoignant de la réalisation de différentes activités de perfectionnement d’un membre du personnel de l'UdeM.

Contenu : demande d’adhésion à une activité (cours, atelier, congé sabbatique et autres), demande d’exonération ou de remboursement de frais de scolarité, demande de bourse, demande de congé de perfectionnement, rapport d’activité et autres.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : demande d’exonération ou de remboursement de frais de scolarité, demande de bourse.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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