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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08700-Conditions de travail

Documents relatifs aux conditions de travail du personnel de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08710-Horaires de travail

Documents relatifs à la gestion et au contrôle de l’horaire de travail du personnel de l'UdeM.

Contenu : établissement des horaires, modalités d’application, demande de modification à l’horaire de travail, contrôle de l’horaire variable, documents de saisie et de vérification de la gestion du temps des employés (feuilles de temps, cartes de poinçon, feuilles de présence, fiches d’assiduité), rapports transactionnels et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et autres unités responsables d'horaires de travail

Actif : 1 an

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

08720-Rémunération

Documents relatifs à la rémunération et aux échelles de salaire en vigueur à l'UdeM.

Contenu : échelles salariales ou base de rémunération des différentes catégories d’employés, rapports sur les augmentations salariales, révision des taux de salaire et autres.

Renvoi(s)
Pour l’administration de la paie : 09400-Gestion de la paie
Pour la rémunération spécifique d'un employé : 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et autres unités responsables de la rémunération

Actif : tant que le document est utilisé couramment ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version

Semi-actif : 5 ans, excepté les échelles de salaires qui sont conservées 10 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que le document est utilisé couramment ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les échelles de salaire et les documents relatifs à la base de rémunération du personnel de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (rapports, listes et documents de support) (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : salaire d'un employé.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

08730-Santé au travail

Documents relatifs à la santé au travail du personnel de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour la santé et sécurité de l’ensemble des membres de la communauté universitaire : 05900-Santé et sécurité
Pour les services de santé offerts aux étudiants, au personnel et à la communauté environnante de l'UdeM : 05710-Services de santé
Pour la sécurité des personnes et des biens sur le territoire de l'UdeM : 10300-Sécurité
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08731-Dossier de gestion (santé au travail)

Documents relatifs à l’administration des activités liées à la santé au travail, à la qualité de vie au travail, aux accidents de travail, à l’application des normes du travail, aux relations avec les organismes gouvernementaux en lien avec la santé et sécurité au travail (CSST) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables de la santé et sécurité au travail

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports témoignant des mesures et programmes de santé et sécurité au travail adoptés par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08732-Dossiers individuels

Dossier médical de l'employé
Dossier regroupant les documents relatifs à la santé des employés de l'UdeM.

Contenu : renseignements généraux, histoire de cas, évaluation, diagnostic, résultats d'examen, rapports des spécialistes, soins prescrits, rapports d'évolution, documents relatifs aux retraits préventifs ou aux affectations temporaires pour cause de grossesse ou d'allaitement, correspondance avec la Commission de la santé et de la sécurité au travail du Québec et autres.

Renvoi(s)
Pour les dossiers des accidentés du travail : 08732-Dossiers individuels - Santé et sécurité au travail, voir ligne suivante.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : jusqu'au départ de l'employé

Semi-actif : 10 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08732-Dossiers individuels

Santé et sécurité au travail
Dossier regroupant les documents relatifs aux accidents subis en cours d’emploi par le personnel de l'UdeM.

Contenu : résumé de dossier, notes évolutives, avis de l’employeur à la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec, avis d’assignation temporaire, réclamations, demandes de remboursement, attestations et rapports médicaux, certificat d’aptitude au travail, correspondance et divers formulaires prescrits par la CSST.

Renvoi(s)
Pour les dossiers médicaux des employés : 08732-Dossiers individuels - Dossier médical de l'employé, voir ligne précédente.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : 1 an après le règlement complet du dossier

Semi-actif : 75 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire

1 an après le départ de l'employé, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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