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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08800-Avantages sociaux

Documents relatifs aux avantages sociaux du personnel de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08810-Dossier de gestion (avantages sociaux)

Documents utilisés pour assurer la gestion des avantages sociaux du personnel de l'UdeM.

Contenu : liste de comptabilisation des avantages sociaux (part de l'employé, part de l'employeur), rapport sur l'administration et le paiement des avantages sociaux et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et autres unités responsables des avantages sociaux

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à un employé en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

08820-Absences et congés

Documents utilisés pour assurer le contrôle des absences et la gestion des congés du personnel de l'UdeM.

Contenu : demande de congé (maladie, congé personnel, décès), avis et attestation d’absence, avis de retour, calendrier des vacances, demande, avis et autorisation de vacances, report de vacances, délai de carence, profil des absences de l’employé, relevés généraux des absences, listes de transactions du système Absences et autres.

Renvoi(s)
Pour les congés sans traitement, de maternité, différés ou anticipés : 08310-Dossiers individuels - personnel enseignant ou 08320-Dossiers individuels - personnel administratif
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines et autres unités responsables des absences et congés

Actif : 1 an

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à la santé d'un employé en particulier, profil d'absence d'un employé.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

08830-Assurances collectives

Documents relatifs aux assurances collectives du personnel de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les assurances collectives des étudiants : 05140-Assurances (Services exclusifs aux étudiants)
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08831-Dossier de gestion (assurances collectives)

Documents relatifs à l'administration des programmes d'assurances collectives (assurance-vie, salaire, accident, maladie, dentaire et autres).

Contenu : contrats et avenants, liste des assurés, renouvellement, facturation de primes, réclamations, correspondance et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : tant que les assurances et le régime sont en vigueur, jusqu'au règlement de toutes les réclamations ou tant qu'il y a des bénéficiaires ou des ayants droit (tant qu'il est possible de pouvoir bénéficier du régime). Conserver les réclamations d'assurance 1 an au bureau.

Semi-actif : 10 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associées à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les contrats et avenants des polices d'assurances collectives.

Éliminer les réclamations et les documents de support (facturation et autres) (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08832-Assurance salaire - Dossiers individuels

Dossier regroupant les documents relatifs aux réclamations de prestations d’assurance-salaire des membres du personnel de l'UdeM.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : 1 an après la fermeture du dossier

Semi-actif : 10 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08833-Assurance vie - Dossiers individuels

Dossier regroupant les documents relatifs à la désignation des bénéficiaires et aux réclamations et paiements de prestations d’assurance vie des membres du personnel de l'UdeM.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : 1 an après le départ de l'employé pour un motif autre que la retraite ou 1 an après le règlement complet à ses ayants droit, si l'employé décède

Semi-actif : 10 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08834-Assurance accident, maladie, médicaments - Dossiers individuels

Dossier regroupant les documents relatifs à l’adhésion et à l’inscription des enfants et conjoints admissibles.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : 2 ans après la fermeture du dossier

Semi-actif : 4 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08840-Régime de retraite

Documents relatifs au régime de retraite du personnel de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les services offerts aux retraités : 05820-Services aux retraités
Pour les activités de préparation à la retraite : 08610-Dossier de gestion (Formation du personnel)
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08841-Dossier de gestion (régime de retraite)

Documents relatifs à l’administration du régime de retraite du personnel de l'UdeM.

Contenu : liste des participants, correspondance et rapports produits aux organismes responsables de l’administration des régimes de retraite, rapport annuel et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des régimes de retraites

Actif : 2 ans (jusqu'au règlement ou jugement dans le cas d'une procédure de grief ou judiciaire) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 4 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports produits aux organismes responsables de l'administration du régime de retraite et les rapports annuels du régime de retraite.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08842-Dossiers individuels (régime de retraite)

Dossier sur les membres du personnel de l'UdeM qui participent au régime de retraite.

Contenu : adhésion, fiche de participation lors d’un congé sans traitement ou à la suite de la retraite, estimations de rentes, état des contributions et intérêts, correspondance (remboursement, transfert), relevé des droits en vue du partage du patrimoine familial (à la suite d'une séparation légale, d'un divorce ou d'une annulation de mariage), déclaration à l’égard d’enfants mineurs à charge, demande de correction, déclaration de conjoint de fait, demande de rachat de service, avis de cessation d’emploi, demande de rente, indemnité de départ et autres.

Classer par matricule ou nom de l'employé
Principal
Détenteur(s) : Direction des régimes de retraites

Actif : 1 an après le transfert du fonds de pension dans un autre établissement ou après le règlement complet au bénéficiaire et ses ayants droit.*

Semi-actif : 75 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les états de contributions sont éliminés sur réception d'une nouvelle version (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08850-Programme d'aide au personnel

Documents relatifs à la gestion du programme d'aide au personnel et aux interventions réalisées dans le cadre de ce programme.

Contenu : contrats d'intervenants, demandes de paiement, documents témoignant des services d’assistance, d’évaluation et de référence rendus à des personnes spécifiques ou de l’organisation d’activités d’information, de sensibilisation et de prévention
offertes à l’ensemble des membres du personnel (ateliers, conférences, comités conjoints, etc.) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : conserver les dossiers de support à l'organisation d'une activité 4 ans après son déroulement

Semi-actif : 6 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Les dossiers individuels des employés bénéficiant du programme sont confidentiels et demeurent habituellement sous la garde du responsable du programme d'aide qui en dispose selon les règles de déontologie en vigueur.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les bilans annuels d'activités.

Éliminer tous les autres documents, incluant les dossiers de support (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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