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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

08900-Relations de travail

Documents relatifs aux relations de travail du personnel de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

08910-Syndicats et associations

Documents relatifs aux syndicats, associations et regroupements d’employés de l'UdeM.

Contenu : accréditations, cotisations, demandes d’adhésion, identification des délégués syndicaux, demandes de libération syndicale* et autres.

* Pour les libérations syndicales, voir la ligne suivante.

Renvoi(s)
Pour les contrats de travail : 08920 - Conventions collectives
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : tant que les documents sont en vigueur (accréditation, reconnaissance d'associations) ou jusqu'à leur mise à jour (liste des délégués, cumulatif des cotisations syndicales)

Semi-actif : 4 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur (accréditation, reconnaissance d'associations) ou jusqu'à leur mise à jour (liste des délégués, cumulatif des cotisations syndicales), puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les accréditations de syndicats et les documents attestant des décisions relatives à la reconnaissance d'associations ou de regroupements d'employés.

Éliminer les documents de support (liste des délégués et autres) (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08910-Syndicats et associations

Libérations syndicales
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la libération syndicale

Actif : 1 an

Semi-actif : 4 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08920-Conventions collectives

Documents relatifs à la négociation, l’approbation et l’application des contrats collectifs de travail impliquant l'UdeM et les différents syndicats ou associations représentant ses employés.

Contenu : dossier de négociation (correspondance, offres et demandes des parties, document de stratégie, compte rendu de séance de négociation, dossier de presse), contrat, convention ou protocole collectif de travail (lettre d’entente s’y rattachant), projection des coûts et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : jusqu'à la signature de la convention

Semi-actif : 10 ans ou pour la durée des deux conventions collectives suivantes, selon l'échéance la plus longue

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la signature de la convention, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives le premier dépôt patronal et syndical, les objectifs et mandats des deux parties, la version finale du contrat de travail, les lettres d'entente, les dossiers de presse et les documents relatifs à l'interprétation des conventions collectives.

Éliminer les documents de support aux négociations (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

08930-Griefs, discipline, différends

Documents relatifs aux griefs (formulaire de grief, correspondance, règlement, rapport d’audition, lettre d’entente), arbitrages (sentences arbitrales), conflits de travail (documents sur les moyens de pression, grèves, lock-out, arrêts de travail, journées d’étude), services essentiels, mesures disciplinaires et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des ressources humaines

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier (règlement du grief, fin du conflit de travail ou des mesures disciplinaires)

Semi-actif : 10 ans*

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier (règlement du grief, fin du conflit de travail ou des mesures disciplinaires), puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* S'il y a lieu, les documents relatifs aux mesures disciplinaires doivent être éliminés immédiatement après la période de conservation prévue par la convention collective concernée (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les sentences arbitrales, les documents significatifs sur les conflits de travail majeurs (injonction, poursuite, procédure, décision judiciaire, dossiers de presse et autres) et la définition des services essentiels.

Éliminer les griefs et mesures disciplinaires (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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